Planlegg ditt forskningsopphold i utlandet

Dersom du skal på et forskningsopphold i utlandet som varer lenger enn én måned, må det inngås en avtale mellom deg og UiB.

Du fyller selv ut avtalen og sender den til administrasjonssjef eller HR ved enheten din. 

Klikk her for mal for avtalen.

For å planlegge et forskningsopphold i utlandet må du selv etablere kontakt med en aktuell vertsinstitusjon. Dette kan være et universitet, forskningsinstitutt, bibliotek eller annen faglig relevant organisasjon. Mange finner vertsinstitusjoner gjennom egne faglige nettverk, samarbeidspartnere, konferanser eller publiseringsmiljøer. Du kan også undersøke om UiB har samarbeidsavtaler med institusjoner som er relevante for ditt fagområde.

Når vertsinstitusjonen har bekreftet at de kan ta imot deg, bør du be om et invitasjonsbrev (Letter of Invitation). Invitasjonsbrevet er en formell bekreftelse på oppholdet og skal inneholde: formålet med oppholdet, navn på vertsinstitusjonen og varigheten på oppholdet.

Invitasjonsbrevet kan være nødvendig som dokumentasjon i forbindelse med søknader om finansiering, forskningsstipend og postdoktorstillinger. Det kan også brukes som vedlegg ved søknad om visum og skattenedsettelse hos Skatteetaten dersom vilkårene for dette er oppfylt.

Se avtaler UiB har med andre universiteter i utlandet. 

Visum

Det er ditt ansvar å undersøke hvilke innreise- og visumkrav som gjelder for landet du skal besøke. Behandlingstiden for visumsøknader kan være lang, så det er lurt å starte prosessen tidlig.

Mange land tilbyr egne visumkategorier for forskere og gjesteforskere (visiting scholars/researchers). I enkelte tilfeller kan ph.d.-kandidater bli anbefalt eller pålagt å søke studentvisum. Vi anbefaler at du tar kontakt med vertsinstitusjonens internasjonale kontor, ofte kalt Global Office, International Office eller lignende, for å få råd om hvilket visum som er mest relevant for ditt opphold.

Se også informasjon om visumfritak for norske borgere.

Pass

Kontroller at passet ditt er gyldig gjennom hele oppholdet. Flere land krever at passet har en viss gjenværende gyldighet etter planlagt hjemreise, ofte seks måneder eller mer. Sjekk derfor kravene for destinasjonslandet i god tid før avreise.

Oppholdstillatelse for arbeid i Norge

Dersom du ikke er norsk statsborger og har oppholdstillatelse for arbeid eller studier i Norge, bør du undersøke hvordan et lengre utenlandsopphold kan påvirke tillatelsen din.

Før avreise bør du kontrollere at oppholdstillatelsen er gyldig for hele perioden du skal være borte, og vurdere om den må fornyes. Det er også viktig å sette seg inn i reglene for hvor lenge du kan oppholde deg utenfor Norge uten at det får konsekvenser for oppholdsgrunnlaget ditt.

Hva er medlemskap i folketrygden?

Medlemskap i folketrygden er nøkkelen til rettigheter (for eksempel foreldrepenger, sykepenger, barnetrygd) fra NAV. 

Må jeg søke?

EU/EEA statsborger

Som norsk statsborger eller EU-borger og ansatt i den norske stat vil du være pliktig medlem i folketrygden når du oppholder deg utenfor Norge. Det kan allikevel være nødvendig å få en bekreftelse på at du er medlem av andre årsaker. Dette kan være fordi oppholdet går over en periode på 12 måneder, eller du skal motta ytelser fra NAV under oppholdet, eller fordi vertsinstitusjonen ber om det. 

Ikke-EU/EØS statsborger

Dersom du ikke er norsk statsborger eller EU-borger må du søke om bekreftelse for medlemskapet når du skal jobbe for UiB utenfor Norge. 

Hvilket skjema skal jeg bruke? 

Skal du oppholde deg i EU/EØS bruker du A1 skjema (skjema er digitalt og kan fylles ut på nett). Administrasjonssjef ved instituttet kan signere og fylle ut "arbeidsgiversskjema (02-08.08 skjema)". Du kan også sende det inn i papirformat. 

Skal du oppholde deg utenfor EU/EØS bruker du 02-08.05 skjema.

Når må jeg søke?

NAV har lang saksbehandlingstid på søknader. Send inn søknaden helst fire måneder før du drar. 

Vaksiner

Sjekk folkehelseinstituttet for hvilke vaksiner som anbefales for det området du skal reise til. Samt sjekk med vertsinstitusjon om de har krav til vaksiner utover det FHI anbefaler. Du kan få en oversikt over tidligere vaksiner du har tatt i Norge på helsenorge.no.

Kontakt bedriftshelsetjenesten ved UiB for å høre hvilke vaksiner de kan tilby.

Helserettigheter for reiser i EU/EØS

Mindre en 90 dager

EU/EØS borgere: Bestill Europeisk helsetrygdekort. Dette gir deg samme rettigheter til medisinsk hjelp som landets egne borgere. 

Ikke-EU/EØS borgere: Du har i utgangspunktet ikke rett til europeisk helsetrygdkort. Du kan likevel ha rett til helsetjenester i EU/EØS. Kontakt HELFO for mer informasjon. 

Lengre enn 90 dager

Søk om S1 rettighetsblankett (tidligere E106) fra HELFO. 

Når du mottar bekreftelsen må dette leveres inn til trygdemyndigheter i vertslandet for at den skal være gyldig. 
Dette vil gi deg samme rettigheter som et europeisk helsetrygdekort.

Helserettigheter for reiser utenfor EU/EØS

Les mer hva HELFO sier om helserettigheter når du er utsendt fra en norsk arbeidsgiver og oppholder deg i utlandet.

Reiseforsikring

Reiseforsikring dekker andre utgifter enn HELFOs dekning av helserettigheter i utlandet.

Vilkårene til vanlig reiseforsikring dekker normalt ikke opphold utenfor hjemmet som varer over 90 dager, eller reiser for jobben. Det er derfor anbefalt å tegne egen forsikring for forskningsopphold. Ta kontakt med internasjonalt senter for mer informasjon om gode reiseforsikringer.

Pålagt lokal helseforsikring

Dersom visumsøknaden eller vertsinstitusjonen pålegger deg å kjøpe lokal helseforsikring, må du kontakte ditt fakultet/enhet i forbindelse med kostnadsrefusjon.

Ansvarsforsikringbevis

UiB kan som arbeidsgiver bli erstatningsansvarlig for ansattes handlinger etter erstatningsrettslige regler. Staten er selvassurandør og kan ikke utstede noen form for forsikringsbevis. 

I henhold til loven må du registrere flytting om du skal bo i et annet land i seks måneder eller lengre. Dette gjøres gjennom  Skatteetaten. Skal du flytte til et nordisk land, melder du om flytting i landet du flytter til. 

Hva skjer når du melder om adresseendring?

Skatteetaten vil avgjøre om du skal registreres som utflyttet fra Norge eller ikke. Hvis du planlegger å returnere til Norge vil du vanligvis ikke bli registrert som utflyttet.

Blir du derimot registrert som utflyttet kan du kontakte Skatteetaten og klage på vedtaket. Husk å lese vedtaket fra Skatteetaten nøye. Klagefrist er normalt sett tre uker. En godkjent flyttemelding medfører blant annet at du mister fastlegen din i Norge. Du vil få tildelt ny fastlege når du melder om flytting tilbake til Norge, men du har ikke rett på din tidligere fastlege.

Opphold i andre land kan påvirke skatteplikten din. I USA kan du også få unntakelse for inntektsskatt. Se  økonomiske forberedelser for mer informasjon om skatteavtalen mellom Norge og USA.

Du må selv ta kontakt med skatteetaten for å undersøke hvordan skatteplikten til Norge blir påvirket under oppholdet ditt. Dette avhenger av lengen på opphold og hvilket land du skal oppholdet deg i.

Har du fått stipend for å dekke kostander under forskningsoppholdet? Se Tjenestesenteret sine sider for informasjon om regelverk for utbetaling av forskudd, oppgjør og skatteplikt for bruk av stipendet. Tjenestesenter for lønn, reiser og fravær

Det kan være behov for dokumentasjon på ulike forhold. Noen viktige dokumenter kan være nødvendig å ha med i engelsk utgave:

• Arbeidsavtale (med beskrivelse av inntekt). 
• Vigselsattest 
• Helsekort (vaksiner)
• Fødselsattest til barn (Bestill attest på engelsk)
• Europeisk helsetrygdkort
• Rettighetsblankett fra HELFO

Reiser du med barn i barnehage eller skolealder kan det være lurt å ha med

• Uttalelse fra skole eller barnehage
• Vaksinasjonskort

Undersøk med forsikringsselskapet ditt om du må endre forsikringen din i forbindelse med utleie. 
Dersom du mottar stipend for å dekke kostander til bolig i utlandet ved forskningsopphold kan stipendet blir skattepliktig dersom du leier ut boligen din i Norge.  

UiB har et indre marked for utleie av bolig for ansatte. Ta kontakt med bolig@uib.no dersom du ikke har tilgang til å legge ut boligen din på indre marked. 

Informasjon fra skatteetaten om skattefradrag ved utleie.

Ansatte ved UiB er anbefalt å bruke Berg-Hansen reisebyrå for tjenestereiser og UiB kredittkort til å betale. Se bestille reiser og kredittkort for mer informasjon.