Innlevering, bedømmelse og disputas

Forut for innlevering

Opplæringsdelen må være fullført og godkjent før avhandlingen kan leveres. Opplys instituttet om den planlagte innleveringen i god tid. Dette for at instituttet raskt skal kunne finne en bedømmelseskomité. 

I god tid før endelig trykking, vil vi anbefale at du ser gjennom rådene om valg av format i Avhandlingsportalen (Om mal for avhandling). Det kan være vel verdt å gjøre bevisste valg tidlig i skriveprosessen. Mal til forside er tilgjengelig på norsk og engelsk. 

Avhandlingen kan ikke være levert inn til bedømmelse ved annen institusjon.

Søke om bedømmelse, ph.d.-kandidater

Når avhandlingen er satt sammen til én pdf-fil kan du søke om bedømmelse ved å fylle ut Søknad om bedømmelse av ph.d.-avhandlinger ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet.

I søknadsskjemaet laster du opp følgende:

• Pdf-filen av avhandlingen 
• To sammendrag (abstract) av avhandlingen i separate pdf-filer. Et sammendrag på engelsk og et på norsk. Hvert sammendrag skal være på én til tre sider. Sammendragene må også være inkludert i selve avhandlingen. 
• Medforfattererklæring(er), dersom avhandlingen omfatter fellesarbeid. En medforfattererklæring skal identifisere doktorandens innsats i fellesarbeidet. Fakultetets mal skal brukes og erklæringen(e) skal undertegnes av medforfatterne. Erklæringen(e) skrives på samme språk som avhandlingen.
• Dokumentasjon av eventuelle nødvendige tillatelser, som etiske avklaringer o.l.  

Du underrettes om sammensetting av bedømmelseskomiteen på e-post før komitéen oppnevnes. I tillegg mottar du kopi av oppnevningen som sendes til komitéen. Så snart komiteens begrunnede innstilling foreligger, og den er godkjent av fakultetet, vil du bli informert og opplyst om en frist for å gi merknader til innstillingen.

Innlevering av avhandling etter anmodning om mindre omarbeiding

Når omarbeidet avhandling er satt sammen til én pdf-fil kan du levere avhandlingen ved å fylle ut Innlevering av ph.d.-avhandlingen etter mindre omarbeiding. Komitéen vil kort tid etter få tilsendt den reviderte avhandlingen og får en frist på fire (4) uker til å levere sin begrunnede innstilling til fakultetet. 

Errata

Frist for søknad om retting av formelle feil er én uke etter at du har mottatt innstillingen. Krav til errata.

Trykking av disputaseksemplarer

Du må selv bestille trykking av avhandlingen straks etter mottak av brev med innstillingen. Det kan ta inntil 10 dager fra bestillingen er gjort til avhandlingene er kommet til instituttet. Avhandlingen skal være offentlig tilgjengelig senest to uker før disputas. Gå til Trykking og publisering. Her finner du informasjon om Avhandlingsportalen, der du finner skjema for bestilling av trykk, mal for avhandling og annen praktisk og formell informasjon knyttet til trykking og publisering.  

Før du logger på for å starte bestillingen anbefaler vi at du leser Om trykking av godkjent avhandling på Avhandlingsportalen (menyen til høyre). Ved fysisk disputas bestiller du minimum 24 trykte eksemplarer av avhandlingen. 4 eksemplarer sendes av trykkeriet til universitetsbiblioteket og Nasjonalbiblioteket. 20 eksemplarer blir sendt til instituttet og vil være tilgjengelig i disputaslokalet. Instituttet dekker kostnadene til de 24 eksemplarene for disputas og bibliotek. Trykkeriet vil i tillegg sende en digital versjon av avhandlingen til Nasjonalbiblioteket som pliktavlevering. På biblioteket blir avhandlingen gjort tilgjengelig for offentligheten. Det er fullt mulig å bestille flere eksemplar enn minimumsantallet; til utdeling til venner, familie og faglig nettverk. Denne utgiften må du i så fall dekke selv. I etterkant av disputasen avtaler du med instituttet om hva som skal skje med de gjenværende eksemplarene.

Du må så selv sende ordrebekreftelsen fra trykkeriet til bestiller på ditt institutt. Innkjøp vil da opprette et bestillingsnummer og sende dette til trykkeriet. Du videresender tilbudet til aktuell bestiller og legger til informasjon om aktuell stedkode og delprosjektnummer. Trykkeriet starter ikke produksjon før de har mottatt bestillingsnummeret fra UiB.

Her er en oversikt over de aktuelle kodene du skriver inn i oversendelsen: 

BORA

BORA er UiB sitt offisielle, åpne institusjonelle arkiv. Vi anbefaler at du tillater publisering av avhandlingen her. Avhandlingen blir tilgjengelig så raskt som mulig og før disputasen dersom du tillater dette. Tilgjengeliggjøring i BORA betyr ikke at hele avhandlingen legges ut, dette blir gjort i tråd med eventuelle tidsskrifter sine retningslinjer og med tanke på kandidaten sin (potensielt) seinere publisering. Alt som er tilgjengelig i BORA er åpent for alle, uten tilgangskontroll. 

Pressemelding

Tre uker før disputasen sender du utkast til pressemelding til fakultetets kontaktperson. Fakultetet kvalitetssjekker og gir tilbakemelding. Etter pressemeldingen er godkjent av fakultetet skal du selv levere den inn på Avhandlingsportalen.
Pressemeldingen skal utformes i samsvar med følgende anbefalinger og fastsatt mal:

Utforming og språk
Vi anbefaler at du får innspill fra veileder eller andre i fagmiljøet slik at teksten blir mest mulig forståelig og god. Merk deg at pressemeldingen er beregnet på journalister, nyhetsredaksjoner og et vanlig avislesende publikum. For at pressemeldingen skal bli lagt merke til og lest, og eventuelt fanges opp i nyhetsmediene er det viktig at både tekst og tittel er forståelige og gode. Skriv enkelt, unngå komplisert fagterminologi. Tenk deg at du forklarer en ikke-akademisk venn hva du har skrevet om i avhandlingen. Pressemeldingen skal alltid skrives på norsk. 

Tittel 
•    Kort og fengende. Du må fange det sentrale ved avhandlingen. 
•    Maks 60 tegn med mellomrom. 

Ingress 
NN disputerer ukedag dd.mm.åååå for ph.d.-graden ved Universitetet i Bergen med 
avhandlingen: tittel på avhandlingen. Denne ingressen generes ut fra opplysningene du legger inn i Avhandlingsportalen. 

Brødtekst 
•    Begynn med å skrive ca. tre setninger om tema for avhandlingen 
•    Skriv så konklusjoner og resultater av forskningen. 
•    Fortell om konsekvenser av forskningen og eventuelle praktiske følger. 
•    Maks 1800 tegn med mellomrom. 

Personalia 
•    Vær nøye med at alle praktiske opplysninger er med, og at disse er korrekte. 
•    Maks 500 tegn med mellomrom. 

Foto
Du stiller med eget portrettbilde. 
Minimumskravet til bildet er: 
301 (B) x 388 (H) pixels, oppløsning 170 dpi. 
Bildet kan være enten farge eller sort/hvitt

Du må oppgi navn på fotograf og om det er greit at vi lagrer bildet i våre billedarkiver med tanke på fremtidig bruk i UiB-sammenheng.

Distribusjon
Pressemeldingen sendes ut på våre presselister ca. 1 uke før disputasen. Store redaksjoner lokalt og nasjonalt er dekket inn. Du kan oppgi ønsker om distribusjon til spesielle redaksjoner og lokalaviser dersom dette er aktuelt.

Prøveforelesning

Du får tilsendt tittel for prøveforelesning over oppgitt emne med begrunnelse ti virkedager før prøveforelesningen skal holdes. Forelesningen du forbereder skal vare i 45 minutter. 

Du må ta med egen bærbar datamaskin til prøveforelesningen og disputasen. Vi anbefaler å lagre presentasjonen på UiB området fremfor å bruke minnepenn. Da tar det mindre tid å hente frem presentasjonen.  

I forkant bør du sette deg inn i nivåkrav og prosedyrer knyttet til prøveforelesningen som er beskrevet i veiledningen om bedømmelse.

Disputas

På disputasen skal du gi et offentlig forsvar av det vitenskapelige arbeidet i din avhandling. I tillegg skal du i starten av disputasen holde et innlegg på 15 minutter der du gjør rede for valg av problemstilling og gir en oversikt over de viktigste hovedfunnene i avhandlingen din.

I forkant av disputasen bør du sette deg godt inn i formål og prosedyrer som er beskrevet i veiledningen om bedømmelse.

Antrekk
Pent antrekk er forventet både av doktoranden og bedømmelseskomiteens medlemmer. Lederen av disputasen, dekanen - eller den han/hun har utpekt som sin stedfortreder - bærer dekankappen ved disputasen.

Markering etter disputasen
Det er valgfritt for doktoranden å arrangere en middag eller sosial samling etter at disputasen er gjennomført der også disputasens leder, bedømmelseskomiteen og veileder(ne) samt instituttleder blir invitert. Doktoranden kan også invitere familie og venner. Det er vanlig at eventuelle taler holdes i denne rekkefølgen: doktoranden, disputaslederen eller dennes stedfortreder, det tredje medlemmet av bedømmelseskomiteen og veileder(ne).

Straks etter kandidaten har søkt om bedømmelse vil instituttet motta en forespørsel om komitéforslag fra fakultetet. Instituttet fremmer begrunnet forslag til bedømmelseskomité overfor fakultetet, som oppnevner komitéen. Reglementet gir bestemmelser om komitéen sammensetning, jfr § 11.2. Det bør normalt ikke gå mer enn én måned fra avhandlingen er levert til bedømmelseskomitéen er oppnevnt.

Instituttet skriver kunngjøring om prøveforelesning og disputas. Kunngjøringen sendes til fakultetet og sentre ved fakultetet samt publiseres på nett.

Instituttet har ansvar for at lokalet for prøveforelesning og disputas er ryddig og fritt for boss, og at lys og teknisk utstyr fungerer. Instituttet skal sørge for at lokalet er pyntet og at det finnes glass med vann til opponenter og doktorand. I ekspedisjonen ved fakultetet hentes nøkkel til lagerrom i Ulrike Phils hus, for innlåsing av eventuell bagasje og verdisaker under disputaslunsjen. Ekspedisjonen har også et skilt som viser vei til disputaslokalet. Skiltet settes på fortauet utenfor Ulrike Phils hus. Instituttet sørger også for at (minst) 20 eksemplarer av doktorandens avhandling er tilgjengelig for publikum under disputasen.

Instituttet arrangerer lunsj for komiteen, doktoranden, veileder(e) og disputasens leder på disputasdagen.

Instituttet orienterer komitémedlemmene om hvordan bestilling av reise og opphold og refusjon av reiseutgifter fungerer.

Bedømmelseskomitéen oppnevnes av dekanus, så sant mulig innen en måned etter at avhandlingen er levert for bedømmelse. Oppnevningsbrev til komitémedlemmene blir sendt av fakultetetssekretariatet sammen med avhandlingen og Veiledning om bedømmelse av ph.d.-grader ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet.

Fakultetet bestiller kontrakter til opponenter.

Fakultetet skal se til at det ikke går lenger tid enn fem måneder mellom innlevering og disputas. 

Fakultetet reserverer lokale for prøveforelesning og disputas så snart komiteens leder har gitt melding om ønskede datoer og tidspunkt og det er avklart hvem som skal lede disputasen.

Deretter bekreftes datoene i melding per e-post til komiteens medlemmer, doktoranden, det aktuelle instituttet, instituttets økonomikonsulent og disputasens leder.

Så snart komiteens innstilling foreligger, sender fakultetet den til doktoranden for eventuelle merknader. Kopi av den signerte innstillingen sendes til kandidaten når alle medlemmene har signert.

Komiteens innstilling sendes til dekanus dersom den er enstemmig positiv, eller ved anbefaling av mindre omarbeiding. Dersom innstillingen ikke er enstemmig, eller komiteen ikke finner avhandlingen verdig til å forsvares for doktorgrad, skal den behandles av fakultetsstyret.

Fakultetet skriver manus for disputasens leder og godkjenningsbrev for prøveforelesning og disputas som komiteens medlemmer skal signere. Fakultetet oversender de signerte godkjenningene til Universitetsstyret med anbefaling om at doktoranden blir kreert til doktor.

Fakultetet kjøper inn gave som disputasens leder på vegne av fakultetet overrekker doktoranden, enten under disputasmiddagen eller like etter at disputasen er ferdig.

Fakultetet skriver vitnemål, som overrekkes de nye doctores under doktorpromosjonen.

Informasjon for deg som har arbeidet med en avhandling du vil ha bedømt for doktorgraden, men uten å være tatt opp til et ph.d.-program.

Forut for innlevering

I god tid før endelig trykking, vil vi anbefale at du ser gjennom rådene om valg av format. Det kan være vel verdt å gjøre bevisste valg tidlig i skriveprosessen. Bruk også fakultetets mal til forside på norsk eller engelsk. 

Avhandlingen kan ikke være levert inn til bedømmelse ved annen institusjon.

For å kunne søke om bedømmelse må du først få opprettet en gjestekonto. Ta kontakt med ph.d.-koordinator på phd@svfa.uib.no. 

Søke om bedømmelse, dr.philos.

Når du har fått tildelt en gjestekonto og satt sammen avhandlingen til en samlet pdf-fil kan du søke om bedømmelse for dr.philos.-graden ved å fylle ut Søknad om framstilling for dr.philos.-graden ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet. I søknadsskjemaet må følgende vedlegg inngå:

• Pdf-filen av avhandlingen
• Sammendrag (abstract) av avhandlingen i en egen pdf-fil. Sammendraget skal være på to-tre sider og skrives på engelsk. Sammendraget må også være inkludert i selve avhandlingen
• En begrunnet, skriftlig søknad om å få framstille seg for dr.philos.-graden dersom søker ikke har nordisk statsborgerskap
• Dokumentasjon på akademiske utdanning
• Signert medforfattererklæring dersom avhandlingen inneholder fellesarbeid
• Dokumentasjon av eventuelle nødvendige tillatelser, som etiske avklaringer o.l. 
• Egenerklæring om at avhandlingen eller deler av denne ikke er eller har vært innlevert til bedømmelse for doktorgrad ved annen norsk eller utenlandsk institusjon

Du underrettes om sammensetting av bedømmelseskomiteen på e-post i form av kopi av oppnevningsbrevet til komiteens medlemmer. Så snart komiteens innstilling foreligger, sendes kopi til deg med en frist for å gi merknader til innstillingen.

Ved godkjent avhandling følges instruksene under: Ph.d.-kandidaten - fra godkjent avhandling til disputas. 

Merk deg imidlertid to forhold der instruksene om dr.philos.-graden skiller seg fra ph.d.-graden: 

1. Dr.philos.-kandidater skal holde to prøveforelesninger. Du må sende tittel på prøveforelesning over selvvalgt emne til fakultetet én måned før disputasen.
2. Dr.philos.-graden har en egen veiledning om bedømmelse der formål, krav, prosedyrer og bedømmelse av prøveforelesningen og disputasen er beskrevet.

Disputasen ledes av dekan, prodekan eller settedekan. Disputasens leder skal sørge for at disputasen foregår i verdige former, at godkjenningsbrevene blir undertegnet av komiteens medlemmer, og at disse blir levert til rette vedkommende på fakultetet. Gangen i disputasen beskrives nærmere i avsnittet om disputas. Kappen som skal bæres under disputasen, hentes i ekspedisjonen på fakultetet. Disputasens leder overrekker på vegne av fakultetet gave til kandidaten, enten under disputasmiddagen eller like etter at disputasen er ferdig.

Den sakkyndige komiteen skal vurdere avhandlingen og avgi skriftlig og begrunnet innstilling til fakultetet om hvorvidt den anses verdig til å bli forsvart for doktorgraden ved Universitetet i Bergen. Dersom avhandlingen godkjennes for disputas, må også prøveforelesningen og disputasen godkjennes av komitéen før doktoranden får tildelt ph.d.-graden. Del 1 av veiledningen omhandler komitéens vurdering av avhandlingen. Del 2 omhandler komitéens vurdering av prøveforelesningen og disputasen. Lovverk og regler veiledningen er hjemlet i, og habilitetsregler for komitémedlemmer er opplyst sist i veiledningen

Komiteen kommuniserer med fakultetet via komiteens leder. Praktiske spørsmål knyttet til hotellbestilling, honorar osv. tas opp direkte med det instituttet doktoranden er knyttet til.

Komitéens leder:

• er et fullverdig medlem av komitéen
• organiserer komitéens arbeid, herunder sørger for at arbeidet kommer raskt i gang og at tidsrammen for komitéarbeidet overholdes
• bidrar til å samordne komitéens innstilling om avhandlingen og avklarer arbeidsdelingen mellom komitémedlemmene under disputasen
• er bindeledd mellom komitéen og fakultetet
• avklarer så tidlig som mulig tentativ dato for disputas og formidler denne til fakultetets saksbehandler
• sender tittel på prøveforelesning over oppgitt emne og en kort skriftlig begrunnelse for valg av tema til fakultetets saksbehandler senest 3 uker før disputas
• er instituttets kontaktperson for de eksterne opponentene og tar imot dem når de kommer til Bergen

Til ph.d.-graden skal kandidaten holde én prøveforelesning over oppgitt emne. Prøveforelesningen skal vare i 45 minutter. Prøveforelesningens formål og nivå, tittel og begrunnelse og bedømmelse er beskrevet i fakultetets veiledning om bedømmelse av ph.d.-grader.

Til dr.philos-graden holdes én prøveforelesning over oppgitt emne og deretter én over selvvalgt emne. Hver prøveforelesning skal vare 45 minutter. Prøveforelesningens formål og nivå, tittel og begrunnelse og bedømmelse av prøveforelesningen er beskrevet i fakultetets veiledning om bedømmelse av dr.philos.-grader.

Prøveforelesningen(e) ledes av dekanus eller dennes stedfortreder. Han/hun introduserer prøveforelesningen på grunnlag av manus utformet av fakultetssekretariatet. Etter prøveforelesningen(e) opplyser dekanus om tid og sted for disputasen.

Alle medlemmene av den sakkyndige komiteen skal være til stede under prøveforelesningen(e). Umiddelbart etter prøveforelesningen(e) avgjør komiteen om forelesningen(e) kan godkjennes. Komitémedlemmene og disputasleder undertegner en skriftlig godkjenningserklæring. Prøveforelesningen(e) må være godkjent før disputasen.

Doktoranden skal gi et offentlig forsvar av det vitenskapelige arbeidet i sin avhandling.

Ph.d.-grader: Formål og prosedyrer for disputasen er beskrevet i fakultetets veiledning om bedømmelse av ph.d.-grader.

Dr.philos.-grader: Formål og prosedyrer for disputasen er beskrevet i fakultetets veiledning om bedømmelse av dr.philos.-grader.

Antrekk
Pent antrekk er forventet både av doktoranden og bedømmelseskomiteens medlemmer. Lederen av disputasen, dekanen - eller den han/hun har utpekt som sin stedfortreder - bærer dekankappen ved disputasen.

Markering etter disputasen
Det er valgfritt for doktoranden å arrangere en middag eller sosial samling etter at disputasen er gjennomført der også disputasens leder, bedømmelseskomiteen og veileder(ne) samt instituttleder blir invitert. Doktoranden kan også invitere familie og venner. Det er vanlig at eventuelle taler holdes i denne rekkefølgen: doktoranden, disputaslederen eller dennes stedfortreder, det tredje medlemmet av bedømmelseskomiteen og veileder(ne).

Etter komitéens og disputasleders anbefaling kreerer fakultetet doktoranden til philosophiae doctor (ph.d.) eller doctor philosophiae (dr.philos.).

Universitetet i Bergen arrangerer doktorpromosjon i Universitetets aula 3 ganger i året, henholdsvis i slutten av januar, slutten av april og slutten av august. Under promosjonen overrekker rektor vitnemål til de nye doctores som Universitetsstyret har kreert det foregående semester. Det er anledning til å invitere familie og venner til seremonien.