Fakultetsadministrasjonen

Fakultetsadministrasjonen er organisert i tre seksjoner: Seksjon for studier og forskerutdanning, seksjon for økonomi og seksjon for HR og service. I tillegg er det en stab som har oppgaver knyttet mot forskning, formidling og utredning.

Organisasjonskart for HF-administrasjonen

Foto/ill.:

UiB

Hovedinnhold

Kim Ove Hommen: Fakultetsdirektør

Susanne Ostendorf: Assisterende fakultetsdirektør

Seksjon for studier og forskerutdanning

Inger Marie Hatløy: Seksjonssjef

Daglig ledelse og drift innen ansvarsområdet
Utvikling, implementering og oppfølging av administrative prosedyrer og rutiner
Saksbehandling og utredning
Sekretær for Studiestyret ved Det humanistiske fakultet
Rådgivning og ledelsesstøtte

Elisabeth Akselvoll: Seniorkonsulent

Forskerutdanning

Vilde Henningsgård: Seniorkonsulent

25% stilling på HF, studentmedvirkning
75% stilling ved Studieavdelingen, sekretær for Læringsmiljøutvalget

Hanne Svanholm Misje: Rådgiver

Koordinering av eksamen- og timeplansarbeid ved fakultetet
Vitnemål
Studieplaner og Emner på nett (EPN)
Superbrukar EpN
Superbrukar TP
Standardisering og forbetring
Rutineutvikling
Deltaking i studieadministrative nettverk
Prosjektarbeid

Nedelina Naydenova: Rådgiver

Internasjonal koordinator
Vurdering av utenlandsk utdanning (godkjenningssaker, opptak til ph.d., osv.)
ARQUS
Tilrettelegging for studenter med funksjonsnedsettelse
Internasjonalisering av studier og forskerutdanningen
Studentmobilitet
Internasjonale relasjoner og samarbeidsavtaler

Lise Kristiansen: Rådgiver

Leder for Infosenteret
Studieinformasjon
Studentmottak og mentorordning
Studentrekruttering
Åpen dag

Rebekka Nistad: Seniorkonsulent

Internasjonalisering (studentmobilitet)
Læringsmiljøkontakt
Si Fra-systemet
Kontaktperson for Humanistisk studentutvalg (HSU)
Arrangementer (gradsseremonier)

Helge Restad: Rådgiver (permisjon til 1. oktober)

Koordinator for lektorutdanningen
Studiekonsulent for lektorutdanningen
Sekretær for Lektorutdanningsutvalget ved HF (LUHF)

Julie Alver Tønsaker: Seniorrådgiver

Nestleder i studieseksjonen
Kvalitetssikring
Merittering av undervisning
Arbeidslederansvar for forskerutdanning

Ellen Vikersveen: Rådgiver

FS superbruker
Rapportering av data til Database for statistikk for høyere utdanning (DBH)
Tableau
Opptak
Studieplaner og Emner på nett (EPN)
Mitt UIB superbruker
Ekstern finansiering av studier (Studie-BOA)
Etter- og videreutdanning
Standardisering og forbedring

Seksjon for HR og service

Arve Sennesvik: Seksjonssjef

Daglig drift og overordnete administrative funksjoner
Saksbehandling og utredning
Utvikling, implementering og oppfølging av administrative prosedyrer og rutiner
Rådgivning og ledelsesstøtte
Utlysning og tilsetting i stillinger
Rådgivning overfor instituttene
Professoropprykk
Rådgivning og oppfølging mot NAV, inkluderende arbeidsliv
Oppsigelser
BOA-kontakt
Andre personaladministrative oppgaver

Personal

Bente Bolstad: Seniorkonsulent

Utlysning og tilsetting i stillinger, hovedsakelig knyttet til FOF
Rådgivning overfor instituttene
Professoropprykk
Andre personaladministrative oppgaver

Margrethe Gloppestad: Seniorkonsulent

Utlysning og tilsetting i stillinger, hovedsakelig knyttet til LLE, SKOK og SVT
Rådgivning overfor instituttene
Professoropprykk
Andre personaladministrative oppgaver

Tommy Kvarven: Seniorkonsulent

Utlysning og tilsetting i stillinger, hovedsakelig knyttet til IF
Rådgivning overfor instituttene
Professoropprykk
Andre personaladministrative oppgaver

Asbjørn Sæther: Seniorkonsulent

Utlysning og tilsetting i stillinger, hovedsakelig knyttet til AHKR
Rådgivning overfor instituttene
Professoropprykk
Andre personaladministrative oppgaver

Service

Vibeke Soleng Askeland: Førstekonsulent (permisjon)

Post- og e-postmottak
Praktisk lederstøtte for fakultetsledelsen
Arbeidsavtaler / honoraravtaler
Stipendiatforlengelser
Reiseregninger (fakultetsadministrasjonen)
Sykemeldinger i PAGA (fakultetsadministrasjonen)
Andre personal administrative oppgaver

Ansvar for postmottak og arkiv har blitt flyttet til Universitetet i Bergen sitt sentrale dokumentsenter.

Seksjon for økonomi

Oppgavene ved Økonomiseksjonen er delt inn i driftsøkonomi, prosjektøkonomi og totaløkonomi.

Driftsøkonomi er knyttet til attestasjon av utbetalinger og innbetalinger, for eksempel inngående/utgående faktura og bestillinger, samt veiledning til ansatte og enheter på post@okhf.uib.no eller UiBhjelp. Hele seksjonen trør til på disse oppgavene ved behov.

Oppgaver knyttet til reiseregninger (i Selvbetjeningsportalen) og variabel lønn (honorar og timelister) ble fra 1.1.2021 flyttet fra fakultetsadministrasjonen til Fagspesialistteamet i Seksjon for lønn ved Økonomiavdelingen. Våre representanter i Fagspesialistteamet er til dels fortsatt samlokalisert med Økonomiseksjonen etter omorganiseringen.

Prosjektøkonomi dreier seg om eksternfinansiering og omfatter blant annet budsjettering i søknadsfasen, oppretting og vedlikehold av prosjektbudsjett og BOA-påvirkning per prosjekt, rapportering og dialog med prosjektleder og prosjekteier, samt rapportering til finansieringskilde, f.eks. NFR og EU, og prosjektavslutning. Faste driftsoppgaver: Prosjektøkonomene attesterer frikjøp og egenfinansiering, samt bestillinger og fakturaer i Unit4 knyttet til sine prosjekter. En oversikt over hvem som er prosjektøkonom på hvilket prosjekt finner du her.

Totaløkonomi omfatter såkalte «controller»-oppgaver for en enhet, det vil si utarbeidelse av budsjett, rapportering til styringsorganer og ledelse, jevnlig dialog med ledelse om utvikling i totaløkonomien, inkludert bidrags- og oppdragsinntekter og tilhørende påvirkning på enhetens økonomi. Faste driftsoppgaver: Totaløkonomene attesterer bestillinger og fakturaer i Unit4 for sine enheter.

Kontakt

Felles epostadresse for henvendelser: post@okhf.uib.no eller

UiBhjelp > administrativ arbeidsstøtte > Økonomi og regnskap > Kontakt økonomiseksjonen ved HF

Ansatte

Annhild Fetveit: Seksjonssjef, fakultetsøkonom

Overordnet ansvar for økonomitjenester ved fakultetet
Lederstøtte og rådgivning for fakultets- og instituttledelse i økonomiske spørsmål
Utarbeiding av budsjettsaker og tildeling av midler til instituttene og fakultetet og eksterne parter
Utarbeiding av økonomiske analyser og rapporter for styringsorganer
Saksforberedelse og rapportering innen ansvarsfeltet
Opplæring innen økonomifeltet

Line Bastholm: Seniorkonsulent, trainee

Innkjøper for fakultetsadministrasjonen
Budsjett og regnskap for totaløkonomien for ulike enheter, primært LLE
Rapportering til instituttråd og ledelse
Kontroll og attestasjon av bestillinger og fakturaer i Unit4, særlig for LLE og SVT
Rådgivning overfor instituttene
Prosjektøkonom under opplæring

Lisbeth Clausen: Seniorkonsulent, driftsøkonom

Innkjøper på fakultetet og nettverkskoordinator for fakultetets bestillere
Fakturering og fakturabehandling for fakultetsadministrasjonen
Anleggshåndterer for fakultetsadministrasjonen
Forefallende oppgaver knyttet til kontroll og attestasjon av manuelle honorarer, timelister og FoU-oppgjør (2020-saker)
Rådgivning overfor ansatte og instituttene

Anders Sæle Dahle: Seniorrådgiver, controller

Økonomisk rapportering til fakultetsstyre og sentralt nivå
Utarbeiding av lønnsbudsjett og fakultetets totalbudsjett
Prognoser og økonomiske analyser på fakultets- og instituttnivå
Tildeling av midler til instituttene (instituttbudsjett)
Koordineringsansvar for totaløkonomene vedrørende budsjett og rapportering

Thomas Marius Hugøy: Rådgiver, prosjektøkonom

Eksternfinansiert virksomhet ved fakultetet, med særlig ansvar for oppdragsportefølje, statlige etater og studierelaterte BOA-prosjekter
Bistand til prosjektleder og institutt i søknadsprosessen, særlig IF og LLE
Budsjett- og regnskapsoppfølging og rapportering til relevante parter
Rådgivning og oversikt over BOA-porteføljene til instituttene IF og LLE

Mildrid Bønes Høgås: Seniorkonsulent, prosjektøkonom

Eksternfinansiert virksomhet ved fakultetet
Bistand til prosjektleder og institutt i søknadsprosessen
Budsjett- og regnskapsoppfølging og rapportering til relevante parter

Evy Hermansen: Seniorkonsulent, totaløkonom

Budsjett og regnskap for totaløkonomien ved FOF og SKOK
Rapportering til instituttråd og ledelse
Kontroll og attestasjon av bestillinger og fakturaer i Unit4 for FOF og SKOK
Rådgivning overfor instituttene

Filiz Ipek: Rådgiver, prosjektøkonom

Eksternfinansiert virksomhet ved fakultetet, med særlig ansvar for EU-portefølje og stiftelser
Bistand til prosjektleder og institutt i søknadsprosessen, særlig SKOK og SVT
Budsjett- og regnskapsoppfølging og rapportering til relevante parter
Rådgivning og oversikt over BOA-porteføljene til instituttene SKOK og SVT

Mari Knudsen: Rådgiver, prosjektøkonom

Eksternfinansiert virksomhet ved fakultetet, med særlig ansvar for NFR-portefølje
Bistand til prosjektleder og institutt i søknadsprosessen, særlig AHKR og FOF
Budsjett- og regnskapsoppfølging og rapportering til relevante parter
Rådgivning og oversikt over BOA-porteføljene til instituttene AHKR og FOF

Liv Berit Jonsson Mørch: Seniorkonsulent, totaløkonom

Budsjett og regnskap for totaløkonomien ved LLE og SVT
Rapportering til instituttråd og ledelse
Kontroll og attestasjon av bestillinger og fakturaer i Unit4 for LLE og SVT
Rådgivning overfor instituttene

Terje Selland: Rådgiver, totaløkonom

Budsjett og regnskap for totaløkonomien ved IF og AHKR
Rapportering til instituttråd og ledelse
Kontroll og attestasjon av bestillinger og fakturaer i Unit4 for IF og AHKR
Rådgivning overfor instituttene

Line Nævdal: Seniorkonsulent, fagspesialistteamet, Seksjon for lønn, Økonomiavdelingen

Oppretting av time- og oppdragskontrakter for utbetaling av bedømmelsesoppdrag (ved vitenskapelige ansettelser, doktorgrader og professoropprykk)
Kontroll og attestasjon av timer og oppdrag når utført
Kontroll og attestasjon av reiseregninger og utgiftsrefusjoner i Selvbetjeningsportalen
Kontroll og attestasjon av manuelle honorarer, timelister og reiseregninger/FoU-oppgjør gjennom UiBhjelp
Brukerstøtte knyttet til oppgaver i Selvbetjeningsportalen

Heidi Thorbjørnsen: Seniorkonsulent, fagspesialistteamet, Seksjon for lønn, Økonomiavdelingen

Oppretting av time- og oppdragskontrakter for utbetaling av bedømmelsesoppdrag (ved vitenskapelige ansettelser, doktorgrader og professoropprykk)
Kontroll og attestasjon av timer og oppdrag når utført
Kontroll og attestasjon av reiseregninger og utgiftsrefusjoner i Selvbetjeningsportalen
Kontroll og attestasjon av manuelle honorarer, timelister og reiseregninger/FoU-oppgjør gjennom UiBhjelp
Brukerstøtte knyttet til oppgaver i Selvbetjeningsportalen