Rutiner ved tilsetting i vitenskapelige stillinger

Utlysningstekst

Ansvarlig

Opprett ny sak i ePhorte. Skjemaet Anmodning om utlysning fylles ut, og legges i saken som N-notat. Utkast til utlysningstekster skal følge N-notatet som vedlegg. 

Institutt

Maler for utysningstekster fås hos personalkonsulentene ved fakultetssekretariatet.

Når utlysningsteksten er godkjent av fakultetet, sendes den, ev. sammen med begrunnelse ved midlertidig tilsetting, til fagforeningene og likestillingsrådgiveren ved UiB. Disse har 3 dagers merknadsfrist. Fagforeningene kan kreve drøfting om lønnsplassering.

Fakultet

Utlysningsteksten publiseres elektronisk i Jobbnorge. Personalkonsulent genererer annonse til Bergens Tidende (søndag). Stillingen offentliggjøres også i NAV via Jobbnorge.

Fakultetet dekker publisering i Jobbnorge og annonse i BT.
Fakultetet dekker ikke publisering av stillinger til eksternt finansierte prosjekter.

Fakultet

Engelske utlysningstekster offentliggjøres gjennom europaportalen EURAXESS via (Jobbnorge).

Fakultet

Dersom det er ønskelig å publisere stillingen i tidsskrifter, aviser og nettsider utover dette, kan fakultetet sende forespørsel om prisanslag til Jobbnorge. Slike annonseutgifter dekkes av instituttet eller prosjektet. 

Fakultet

Behandling av søknader

Søkerne sender søknad, CV, publikasjonsliste og vedlegg elektronisk via Jobbnorge.

I tillegg sendes, avhengig av type stilling, kopi av publikasjonslisten og de vitenskapelige og/eller kunstneriske arbeidene til instituttet (ev. justering for fullelektronisk søknad etter avtale med fakultetet).

Søkerne

Bekreftelse på mottatt søknad

Søkerne mottar automatisk en bekreftelse om at søknaden er mottatt.

Jobbnorge 

Søknad som trekkes før søknadsfristen er gått ut skal fjernes fra datasystemet, enten av søkeren selv eller av personalmedarbeider. Trekk av søknad blir automatisk loggført i Jobbnorge. Instituttet og fakultetet holder hverandre oppdatert om ev. trekk.

Instituttet sender ut offentlig søkerliste til søkerne etter søknadsfristens utløp. Søkerlisten sendes som vedlegg i et brev om videre saksgang. Brevet genereres i Jobbnorge, hvor passende maler for brevoppsett er tilgjengelig.

Institutt

 Institutt

Merk at det finnes tre søkerlister i Jobbnorge:

1. Offentlig søkerliste

2. Utvidet søkerliste

3. Saksbehandlerliste

Søkerne kan i Jobbnorge be om å bli unntatt fra den offentlige søkerlisten. En slik forespørsel skal vurderes av instituttet. Det må foreligge tungtveiende grunner for et slikt unntak. Hovedregelen er at alle søkere er offentlige. I tvilstilfeller bør instituttet kontakte fakultetet.

Merk også at søkerne har partsrettigheter i henhold til forvaltningslovforskriften kap. 5, og kan derfor be om å få tilsendt kopi av den utvidede søkerlisten.

Før instituttet sender forslag til sammensetning av sakkyndig komité til fakultetet, er instituttet ansvarlig for at det foretas en habilitetsvurdering av medlemmene, også av ev. spesialsakkyndige, ev. i samråd med fakultetet.

"Bestemmelser om habilitet og tillitt og habilitetserklæring sendes de potensielle medlemmene som underskriver erklæringen og returnerer den til instituttet. Habilitetserklæringen oversendes fakultetet.

 Institutt

Komiteens sammensetning er regulert i "Reglement for ansettelse i vitenskapelige stillinger, og faglig/administrative lederstillinger", pkt. 6.2.1, 7.3 og 7.4.

Fakultetet oppnevner komiteen og sender orientering til komitémedlemmene, med kopi til instituttet. Fakultetet gir komitémedlemmene tilgang til søknaden i Jobbnorge. Informasjon om tilgang og brukerveiledning sendes i egen e-post til medlemmene.

Fakultet

Fakultetet sender orientering om oppnevning av komité til søkerne via Jobbnorge.

Fakultet

Instituttet sender publikasjonsliste og vitenskapelige/kunstneriske arbeider direkte til komitémedlemmene, faller ev. bort ved fullelektronisk søknad (etter avtale med fakultetet).

Uttalelse fra sakkyndig komité

Komiteen sender sin uttalelse til fakultetet med kopi til instituttet. Komitéleder og instituttleder har et fellesansvar for at søkerne får en så likeverdig omtale som mulig.

Komité

Uttalelsen journalføres. Fakultetet foretar en administrativ kvalitetssikring i forhold til åpenbare feil/mangler ved den sakkyndige uttalelsen, som f.eks at en søker er utelatt, pedagogisk kvalifikasjon ikke er omtalt e.l.

Eventuelle merknader fra søkerne sendes til komiteen for tilsvar.
Komiteens tilsvar sendes til søkerne via Jobbnorge.

Fakultetet og instituttet tar stilling til om ev. merknader fra søkerne og komiteens svar på disse er egnet til å rokke ved komiteens konklusjoner i en grad som gjør det nødvendig å be komiteen om en overordnet, endelig kommentar.

Merknader og tilsvar skal legges i ePhorte.

Fakultet

Den sakkyndige uttalelsen, med ev. merknader og tilsvar, kan først gjøres kjent for offentligheten når saken sendes til innstillende myndighet. Forespørsel om innsyn skal rettes til Dokumentsenter 5.

Prøveforelesning og intervju

Instituttet avgjør selv om de vil nedsette en felles komité for vurdering av prøveforelesning, ev. prøvespill, og intervju, eller om de ønsker å nedsette to komiteer.  Instituttleder og/eller nærmeste overordnet til stillingen skal delta ved intervju. Samme myndighetsperson skal delta i ev. prøveforelesning eller andre prøver/prøvespill.

Institutt

Instituttet kaller inn til og gjennomfører prøveforelesning, ev. prøvespill, og intervju. Se "Veiledende retningslinjer for prøveforelesning og intervju før tilsetting i vitenskapelige stillinger ved Det humanistiske fakultet". 

Institutt

Fakultetet dekker reise og opphold på rimeligste måte for dem som kalles inn til intervju.

Fakultet

Instituttets innstilling

Etter gjennomføring av prøveforelesning/prøvespill og intervju skriver instituttleder innstilling, som sendes til fakultetet for sluttbehandling i fakultetsstyret eller tilsettingsrådet HF.

Innstillingen utarbeides på grunnlag av utlysningsteksten, de sakkyndiges uttalelse, og eventuelle merknader fra søkerne, samt uttalelsene fra prøveforelesnings-komiteen og intervjukomiteen. Ved krav om pedagogiske kvalifikasjoner omtales disse særskilt i innstillingen. Dersom det er søkere av begge kjønn skal det vurderes konkret om søkerne er tilnærmet likt kvalifisert, jf. regler om moderat kjønnskvotering pkt. 6.3.1 i ansettelsesreglementet.

Vanligvis innstilles 3 rangerte søkere dersom de er fullt kvalifiserte.

Merk: På forespørsel kan alle søkerne få opplyst den rangerte innstillingen til stillingen, jf. forvaltningslovsforskriften § 19.

Tilsettingsrådet ved fakultetet behandler tilsettinger i midlertidige stillinger, forskerstillinger, bistillinger og åremålsstillinger. Øvrige stillinger behandles i fakultetsstyret.

For å få en mest mulig effektiv saksgang fram mot tilsetting, må instituttet orientere seg om gjeldende innleveringsfrister for saker til fakultetsstyremøter.

Institutt

Fakultetet sender kopi av innstillingen og den sakkyndige komiteens uttalelse til likestillingskomiteen ved likestillingsrådgiver. Likestillingskomiteen har 3 dagers merknadsfrist.

Fakultet

Tilsetting i stillingen

Fakultetet sender ut tilbudsbrev når tilsettingen er formelt godkjent. Ved tilsetting i mer enn 50% faste stillinger vil det av tilsettingsbrevet fremkomme om den tilsatte har godkjent pedagogisk kompetanse eller om vedkommende må gjennomføre Program for universitetspedagogikk. 

Fakultet

Ved tilsetting i faste stillinger, åremål eller midlertidige stillinger over 1 år, skal fakultetet sende den nyansatte utdrag av tjenestemannsloven, fellesbestemmelsene i hovedtariffavtalen, orientering om Statens pensjonskasse og informasjon om kredittkort. 

Fakultet

Instituttet, i samarbeid med fakultetet, gjør nødvendige forberedelser for å ta i mot den nytilsatte arbeidstakeren. Fakultetet orienterer utenlandske arbeidstakere om at skattekort og oppholdstillatelse må være på plass før lønn kan utbetales.

Servicesenteret for internasjonal forskermobilitet (SIM) gir praktisk informasjon og råd knyttet til mottak og oppfølging av utenlandske arbeidstakere.

Institutt og fakultet

Instituttet returnerer de vitenskapelige arbeidene og ev. andre vedlegg til søkerne, gjelder ikke ved fullelektronisk søknad (etter avtale med fakultetet).

Institutt

Fakultetet orienterer søkerne via Jobbnorge om at tilsetting er foretatt og at instituttet vil returnere de vitenskapelige arbeidene og ev. andre vedlegg til dem (papirbasert søknad). 

Fakultet

Fakultetet avslutter saken i Jobbnorge og ePhorte

Fakultet

Denne rutinen er i samsvar med UiBs ansettelsesreglement og HF sine hjemmesider.