Bestilling INFOMEDIA

UiB har rammeavtale med Sammen, Safari og Godt Brød. Menyoversikt fra rammeavtalen gis på forespørsel. 

For å sikre at vi overholder leverandørenes frister, ber vi om at bestillinger sendes inn så tidlig som mulig, helst senest fire arbeidsdager før arrangementet. 

NB: Bestillinger må sendes senest 3 arbeidsdager før ønsket levering. Ved større arrangement må også program legges ved bestillingen. Program kan lastes opp som egen fil i bestillingsskjemaet.   

Verten for arrangementet bestiller selv bord på restauranten. Legg gjerne bekreftelse på reservasjonen ved som vedlegg i henvendelsen. 

I bestillingsskjemaet skriver du inn restaurantens navn, dato og tidspunkt for besøket, samt antall gjester. 

Dersom eksterne gjester skal delta, må du legge ved en deltakerliste i PDF-format. 

Når innkjøpsforespørsel blir godkjent i systemet, får restauranten en innkjøpsordre med nødvendig fakturainformasjon, og du får en kopi av innkjøpsordren som kan tas med til restauranten.  

Retlingslinjer for representasjon og bevertning finner du her: 

• Representasjon
• Bevertning

Satser skal avklares av nærmeste leder eller kostnadsgodkjenner.

UiB har ingen rammeavtale med restauranter, så du må selv avklare med både instituttets innkjøper og restauranten at de kan fakturere UiB. Oversikt over spisesteder som allerede ligger i systemet og kan fakturere UiB, kan gis på forespørsel.  

Bøker og publikasjoner skal som hovedregel kjøpes på Akademika.

Bestillingen må inkludere ISBN-nummer eller lenke til den ønskede boken.  

Bøker som ikke kan skaffes via innkjøpssystem, skal unntaksvis bestilles på egen hånd og søkes om refusjon via DFØ løsning. 

UiB har avtale med blant annet Norengros for innkjøp av kontorutstyr og rekvisita. Fullstendig oversikt over rammeavtaler finner du her. I bestillingsskjemaet under kan du melde inn ditt behov. 

For bestilling av IT-utstyr se aurora.uib.no/bestilling. 

I forbindelse med trykking av doktoravhandlingene, har UiB inngått rammeavtale med Skipnes Kommunikasjon AS. Du bestiller selv via deres nettsider, og når ordren er sendt vil du motta en odrebekreftelse på e-postadressen du oppgir i bestillingen. Denne må du så videresende til bestilling.infomedia@uib.no. 

Alle tjenestereiser skal avklares med nærmeste leder i forkant.  

UiB har avtale med reiseselskapet Berg-Hansen. Du bestiller tjenestereiser gjennom Berg-Hansens reiseportal, på epost bestilling@berg-hansen.no eller pr telefon +47 08050.  

Her finner du informasjon om forberedelser til reise, kredittkort, bestilling av reise, registrere reiseregning, reiseforsikring og reiseoppgjør. 

Når UiB skal dekke reise og opphold for en gjest, finnes det to måter å gjøre dette på: 

1. Gjesten bestiller selv 
Gjesten ordner reise og hotell på egen hånd og sender inn en søknad om refusjon etter besøket. Da må gjesten legge ved kvitteringer og nødvendig dokumentasjon. Lenke til betalmeg? For spørsmål om refusjon, kontakt din lokale økonom. 

2. Reisebestiller bestiller for gjesten 
Hvis gjesten ønsker at UiB skal ta seg av bestillingen, trenger vi følgende informasjon for å kunne gjøre det: 

• Navn slik det kommer frem i pass  

• E-postadresse og mobilnummer (inkl. landskode) 

• Fødselsdato (dersom reisen er utenfor Europa eller fra Storbritannia)  

• Avreise by, reisedatoer og ønskede tidspunkter for avreise og retur 

• Foretrukket hotell (eller spesielle ønsker) 

• Budsjett eller prisramme for reisen og oppholdet 

Blomster bestiller vi via Botanica. I bestillingen legger du inn følgende: 

• Ønsket type blomst/bukett 

• Navn 

• Adresse  

• Telefonnummer til mottaker 

• Kort og tekst dersom du skal ha det.  

• Ønsket dato og tidspunkt for levering  

Har du spørsmål om bestillinger, kontakt oss på epost: bestilling.infomedia@uib.no