Kommunikasjonsstrategi for AHKR

Visjoner og mål for hvordan instituttet skal kommunisere utad.

Photo:

Media

Main content

Visjon

Institutt for arkeologi, historie, kultur- og religionsvitenskap (AHKR) skal kommunisere godt både internt og eksternt. Internkommunikasjonen retter seg mot instituttets ansatte og studenter; eksternkommunikasjonen retter seg mot alumni, potensielle studenter og arbeidssøkere, samt mot samfunnet for øvrig. Vår visjon er at vi skal ha en åpen og klar kommunikasjon mellom medarbeiderne og med studentene. Vi skal også kommunisere åpent med verden rundt oss, og gjennom dette vise at vi er et velfungerende, aktivt og attraktivt utdannings-, forsknings- og arbeidsmiljø som tar sitt akademiske samfunnsoppdrag på alvor.

AHKR har mange ansatte og besitter betydelige mengder ressurser og kunnskap. Derfor er det viktig å sørge for at kommunikasjonen internt foregår på en smidig måte, og at informasjon om den faglige virksomheten ved instituttet formidles eksternt slik at forskningsaktiviteten, studietilbudet og kunnskapen de ansatte innehar, kan nå ut til både studenter og samfunnet på best mulig måte.

I kommunikasjonsprosessen er det essensielt å være bevisst på hvem de ulike målgruppene er til enhver tid, samt å være oppmerksom på at de plattformene vi når dem på, ofte overlapper hverandre. Spesielt er dette tilfelle på nettsidene, som både er instituttets ansikt utad og en arena for å spre informasjon til egne ansatte og studenter. Utfordringen med å snakke til flere målgrupper samtidig kan best håndteres ved å tydelig strukturere instituttets kommunikasjonsplattformer på en slik måte at hver mottakergruppe enklest mulig finner frem til informasjon som er relevant for nettopp dem.

Bruken av AHKRs kommunikasjonskanaler skal etterstrebe en god balanse i promoteringen av alle instituttets fire fagområder, samt møte alle målgruppers behov for informasjon på en tydelig og lettfattelig måte.

Egenprodusert stoff, som forsknings- og utdanningsbaserte nyhetssaker, er i mange tilfeller best tjent med å ha en uttrykksform som appellerer til personer uten faglig bakgrunn på feltet og uten særlig grad av innsikt i instituttets virksomhet. Målet er å alltid fremstå som et attraktivt, åpent og tilgjengelig fagmiljø. Det egenproduserte stoffet skal så langt det er mulig kommunisere med så vel lekpersoner som akademikere, studenter og journalister.

Mål

For å oppfylle instituttets visjon for kommunikasjon har AHKR disse overordnede hovedmålene:

Være synlige i offentligheten, både om forskning og utdanning ved instituttet
Formidle informasjon til egne ansatte og studenter på en klar måte
Øke medarbeidernes bevissthet rundt viktigheten av formidling

For å nå hovedmålene vil AHKR:

Aktivt benytte de kommunikasjonskanalene som er tilgjengelige
Jevnlig produsere egne nyhetssaker om forskning og utdanning ved instituttet
Videreformidle forskning ved instituttet til relevante medieaktører
Alltid besvare mediehenvendelser med en positiv og imøtekommende innstilling, så langt det er praktisk mulig og vitenskapelig forsvarlig
Holde nettsidene oppdatert med relevant informasjon til ansatte og studenter
Promotere utdanningsmulighetene ved instituttet
Skape tettere bånd mellom fagmiljøene og formidlingsansvarlig ved å etablere klare rutiner for hvordan og hvor ulike typer informasjon bør spres
Støtte medarbeiderne til å utvikle egen formidlingskompetanse, blant annet ved at formidlingsansvarlig stiller seg tilgjengelig for rådføring
Øke den internasjonale bevisstheten rundt AHKRs virksomheter ved å utvikle egne engelskspråklige sider på nett

Kommunikasjons- /informasjonskanaler

AHKR har i dag fire etablerte kommunikasjons- og informasjonskanaler: nettsidene, Facebook, Twitter og infoskjermen. Disse er av ulik art og fungerer for ulike publikum og ulike typer informasjon.

• Nettsidene (www.uib.no/ahkr)

Nettsidene brukes til å kommunisere både internt og eksternt. De er instituttets ansikt utad, men også en viktig informasjonskilde for ansatte og studenter.

Informasjonen som vises frem på instituttets forside skal kommunisere at både forsknings- og utdanningsaktiviteten ved AHKR er relevant for omverdenen. Forsiden skal være strukturert på en måte som er innbydende og forståelig for førstegangsbesøkende, men også lett navigerbar for ansatte og studenter som ønsker å finne frem til en spesifikk underside.

AHKRs nettsider er organisert i fem hovedkategorier: Utdanning, Forskning, Ressurser, Om instituttet og Kontakt. Disse har hver sin meny i hovedmenyen, og har ulike målgrupper.

Utdanningssidene inneholder informasjon som skal nå både nåværende og potensielle studenter, samt personer som er interessert i instituttets etter- og videreutdanningskurs. Informasjon rettet mot potensielle studenter, så som rekrutteringstekster og informasjon om det enkelte studieprogram, er hentet fra UiBs sentrale utdanningssider. Informasjon rettet mot instituttets aktive studenter, så som temabeskrivelser og informasjon om fagutvalg og studentrepresentasjon, er produsert av instituttet. Dermed er det svært viktig at disse sidene presenteres i en språklig form som gir mening for alle relevante grupper.

Forskningssidene forteller omverdenen om forskningsaktiviteten ved instituttet og opplyser potensielle ph.d.-kandidater om forskerutdanningen ved AHKR. Forskningssidene inneholder også et verdifullt verktøy for journalister, nemlig kompetansekatalogen, som anviser hvilke forskningsfelt de vitenskapelig ansatte jobber med. Denne oversikten kan også være en nyttig informasjonskilde for andre akademiske miljøer, for eksempel i søk etter fagpersoner til komitéarbeid. Det er derfor svært viktig at denne katalogen holdes oppdatert og at fagmiljøene aktivt bidrar til dette.

Ressurssidene er i hovedsak rettet mot AHKRs ansatte. Her finner man informasjon om instituttets egne rutiner og retningslinjer, planer og strategidokument, fagressurser, midler det kan søkes om, samt veiledning for nyansatte. For at disse sidene skal være anvendelige for de ansatte, må de jevnlig gjennomgås og oppdateres med all ny informasjon og gjeldende versjon av dokumenter.

Kategoriene Om instituttet og Kontakt er sider som presenterer instituttets ledelse og sentrale kontaktinformasjon. De angir også hvem som jobber ved instituttet, hva de jobber med, hvilke verv de har og hvordan de kan kontaktes. Der finnes i tillegg oversikt over råd og utvalg og tilhørende møtedokumenter. Disse kategoriene skal være tjenlige for både instituttets egne ansatte og studenter, samt publikum som helhet. Også her er det viktig at informasjonen til enhver tid er oppdatert.

• Facebookside

Instituttets Facebookside er en ekstern kommunikasjonskanal som har potensiale til å nå mange. Særlig i promoteringsøyemed vil derfor Facebook kunne være et effektivt virkemiddel til å skape interesse rundt instituttet. Nyhetssaker og utvalgte arrangementer vil legges på Facebook for å vise instituttets dynamikk og aktivitet. AHKR bør vurdere å bruke midler på såkalt «sponset innhold» på Facebook, for å nå et bredere publikum med informasjon som ansees som særlig viktig.

• Twitterkonto

AHKRs Twitterkonto er en ekstern kommunikasjonskanal. I likhet med Facebook har den potensiale til å nå mange, men Twitter-oppdateringer er i større grad noe som lever «i øyeblikket». Twitter er spesielt godt egnet til formidling fra pågående arrangement, som konferanser, seminarer og disputaser.

• Infoskjermen

Infoskjermen er en intern informasjonskanal som er plassert utenfor ekspedisjonen i første etasje i Øysteinsgate 3. Skjermen skal benyttes til å kommunisere viktig informasjon til studenter og ansatte, tid og sted for arrangementer, samt promotering av egne nettsider og kanaler i sosiale medier.

Forskning

Mål 1a: AHKR skal aktivt kommunisere ut instituttets forskningsaktivitet på alle stadier – fra prosjekttildelinger til ferdige resultater. Forskningsaktivitet og -resultater skal aktualiseres og formidles internt på instituttet, institusjonelt på UiB og eksternt til media og allmennheten.