Rutiner for Trainee, Internship og gjestestudenter ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet

https://www.uib.no/foransatte/97818/vurdering-og-registrering-av-gjestestudenter-og-trainee

OBS! SØKNADSFRISTER!!

UiB Sentralt har absolutte søknadsfrister for behandling av søknader for gjestestudenter og Erasmus+ trainees.

• For opphold i høstsemesteret (August - Desember): 1. MAI
• For opphold i vårsemesteret (Januar - Juli): 15. OKTOBER

Fristen gjelder for komplett søknad fra student i søknadsweb. For at student skal få tilgang til søknadsweb, må fakultetet først få lagt inn nødvendig informasjon i FS. Derav må denne informasjonen sendes til fakultetet FØR søknadsfristen ved UiB. 

Frist for instituttet til å sende informasjon om søker til fakultetet:

• For opphold i høstsemesteret (August - Desember): 25. APRIL
• For opphold i vårsemesteret (Januar - Juli): 10. OKTOBER

1. Instituttet har kontakt med student og innhenter dokumenter.

• Kopi av ID (Pass, Nasjonalt ID-kort)
• Gjestestudentskjema (Application and recommendation form for guest students) eller Erasmus+ Trainee Learning agreement 
• Karakterutskrift (gjelder ikke Erasmus+ trainee)
• Statement of Purpose/Fremdriftsplan av studieoppholdet (gjelder ikke for Erasmus+ trainee)
• Bekreftelse på at søker har påbegynt mastergrad i hjemland (gjelder ikke Eramus+ trainee)
• Dokumentasjon på engelskkunnskaper (gjelder ikke Eramus+ trainee)
• Søkere utenfor EU må dokumentere finansiering (gjelder ikke Erasmus+ trainee)

2. Instituttet sender nødvendig informasjon til fakultetet for registrering av gjestestudent/Erasmus+ trainee i FS.

• Kopi av ID (Pass, Nasjonalt ID-kort)
• Signert Gjestestudentskjema (av student og institutt) eller Eramus+ trainee learning agreement 

Merk! Erasmus+ trainee learning agreement har ofte ikke eksakte datoer for oppholdet. Dette må derfor meldes inn til fakultetet i tillegg til studentens learning agreement. 

For at fakultetet skal kunne registrere studenten i FS, må følgende informasjon meldes inn (som regel dekket i Gjestestudentskjema/Eramus+ trainee learning agreement og ID):

• Studentens fulle navn (som registrert i ID)
• Studentens fødselsnummer (ddmmyyyy)
• Studentens kjønn
• Studentens nasjonalitet
• Studentens eksterne e-post
• Studentens hjemmeuniversitet
• Studentens eksakte datoer for opphold ved UiB
   

3. Fakultetet oppretter gjestestudent i FS (gir tilgang til søknadsweb for studenten)

Fakultetet oppretter søknad for student under søknad samlebilde i FS og sender e-post til studenten om at søknad må fullføres i søknadsweb.

Student blir bedt om i e-post:

• Logge inn i søknadsweb (lenke blir sendt i epost) og opprette sin profil
• Sjekke at all registrert informasjon er korrekt
• Registrere fakultet og relevante kategorier for opphold (gjestestudent, trainee osv.)
• Registrere sin hjemstedsadresse
• Laste opp nødvendig dokumentasjon (liste over dokumentasjon som kreves blir oppgitt i e-post).

Fakultetet laster opp signert gjestestudentskjema (skal være signert av student, institutt og fakultet). 

4. Søknaden behandles av sentral administrasjonen ved UiB (SA).

Når søknaden er komplett og fristen er gått ut, vil fullstendige søknader behandles av SA. 

SA vil

• Bestille SO-nummer til studenten
• Skrive opptaksbrev med informasjon til oppholdstillatelse
• Registrere studenten i FS (studentnummer + studierett INTL-MN)
• Gi studenten informasjon om registrering ved UiB (brukerkonto, semesterregistrering, studentkort)
   

https://www.uib.no/foransatte/130671/internasjonale-phd-gjesteforskere-med-egne-midler

1. Instituttet skriver invitasjonsbrev/opptaksbrev til søker.

Invitasjonsbrevet/opptaksbrevet må inneholde:

• Informasjon om prosjektet/kurs, samt faglig nivå
• Eksakt periode for oppholdet
• Finansiering (Bevis på dette må legges ved UDI søknaden)
• Bolig

Invitasjonsbrevet/opptaksbrevet sendes til søker.

MERK: Finansiering avgjør om Ph.D kandidaten får gjestestudent-status eller må registreres som gjeste-ansatt (av institutt). 

2. Instituttet sender nødvendig informasjon til fakultetet for registrering av gjestestudent på Ph.D

• Kopi av ID (Pass, Nasjonalt ID-kort)
• Kopi av invitasjonsbrevet/opptaksbrevet
• Søkers hjemstedsadresse
• Søkers eksterne e-post

3. Fakultetet oppretter gjestestudent i FS

Fakultetet oppretter studenten i FS og oversender nødvendig informasjon til SA.
SA bestiller SO-nummer til studenten. 

(NB: SO-nummer bestillinger kan ta tid)

4. Fakultetet oppretter studierett

Når SO-nummer er på plass, vil fakultetet;

• Opprette studentnummer
• Registrere gjestestudent-status (Ph.D Visit)
• Gi studenten informasjon om registrering ved UiB (brukerkonto, semesterregistrering, studentkort)