Hjem
Støtte til eksternfinansierte prosjekter (BOA)

Søknad

Dette er fasen hvor en utlysning er identifisert og man arbeider frem mot innlevering av søknad.

Hovedinnhold

Støtte i søknadsfasen

Hvilke tjenester UiB tilbyr i søknadsfasen er avhengig av når søker tar kontakt for støtte, søknadsstype og om UiB er koordinator eller partner. 

Søkere vil få søknadsstøtte av forskningsrådgiver ved sitt fakultet/institutt/senter, og skal ta kontakt med sin lokale rådgiver i god tid før søknadsfrist. 

Søkere til Horizon Europe og større utlysninger fra Forskningsrådet (SFF, SFI, FME, Infrastruktur) får i tillegg tilbud om støtte fra rådgiver fra Forsknings- og innovasjonsavdelingen (FIA) som jobber sammen med fakultets/instituttrådgiver i søknadsprosessen. 

Studieavdelingen (SA) koordinerer støtten for SFU- søknader, og bistår i både Erasmus+ og andre utvalgte søknadstyper. 

Økonomiavdelingen bistår lokalt støtteapparat i de ulike Horizon Europe-programmene, og i sentersøknader. Kommunikasjonsavdelingen (KA) og HR-avdelingen bistår i spørsmål relatert til deres fagfelt. Universitetsbiblioteket (UB) bistår i spørsmål relatert til blant annet (åpen) publisering, siteringsindikatorer og litteratursøk. 

Søknadstjenester BOA (engelsk)

Forankring av søknaden

I starten av søknadsarbeidet skal det avklares hvem som har ansvar for de ulike delene av søknadsarbeidet, og hvem som skal godkjenne elementene i søknaden.

Prosjektleder er ansvarlig for å forankre søknad både økonomisk og faglig med ledelsen på sitt institutt/enhet.

  • Søknaden skal inneholde et budsjett som viser prosjektets finansiering fra eksterne finansieringskilde og egenfinansiering fra UiB. Det er et statlig krav at all egenfinansiering og egeninnsats på bidragsprosjekter skal synliggjøres i budsjetter og regnskap.
  • Forpliktelsene er også synliggjort når prosjektet klassifiseres. Dette innebærer at det skal vurderes om det er et bidragsprosjekt eller et oppdragsprosjekt som er avgiftspliktig, avgiftsfritt eller utenfor avgiftsområdet. Økonomiavdelingen ved regnskapskontoret kan bistå i dette arbeidet.
  • Faglig forankring må også avklares om søknaden er i hht instituttet og/eller institusjonens strategi. For EU søknader er det utarbeidet et eget autorisasjonsskjema(EN)/autorisasjonsskjema(NO) som instituttleder skal signere og gi en bekreftelse på at prosjektet er vurdert til å være av faglig interesse. I andre finansieringskilder, for eksempel søknader til Forskningsrådet skal instituttledelsen kvittere før elektronisk søknad kan sendes.
  •  
  • SignaturInstituttleder skal alltid godkjenne en prosjektsøknad. For EU søknader skal instituttleder signere en autorisasjonserklæring(EN) /autorisasjonserklæring(NO) som gir prosjektleder fullmakt til å sende inn søknad.
  • Lovverk og forskrifter knyttet til forskningsdataHelseforskningsloven gjelder for medisinsk og helsefaglig forskning på mennesker, humant biologisk materiale eller helseopplysninger. Er det tema innenfor disse områdene som ikke er regulert innenfor Helseforskningsloven med forskrift, så gjelder Personopplysningsloven med forskrift. Prosjektleder forplikter seg til å følge disse forskriften

Prosjektbeskrivelsen

Prosjektleder er ansvarlig for å utarbeide prosjektbeskrivelse med støtte fra institutt/fakultetsrådgiver. 

Innhold i prosjektbeskrivelsen, og elementer som skal legges ved søknaden vil være ulik fra søknadstype til søknadstype.  

En søknad består ofte av fem elementer:

  • Elektronisk søknadsskjema
  • Prosjektbeskrivelse
  • Budsjett
  • CV'er og informasjon om partnere
  • Eventuelle vedlegg beskrevet i utlysningen (avtaler, letters of intent etc)

Avtale med samarbeidspartnere, Letters of Intent og lignende

Immaterielle rettigheter

Innovasjon og kommersialisering av forskningsresultater

Prosjektledelse og bemanning av forskningsgrupper

 

Åpen vitenskap og planer for datahåndtering 

Åpen tilgang til forskningsdata Forskningsdata er en sentral del av verdiskapingen ved universitetene. Å fremme åpen tilgang til forskningsdata er en strategi for å utnytte potensialet fullt ut og derved maksimere effekten av forskningsaktiviteter i et digitalt samfunn. Hovedprinsippet med åpen tilgang til forskningsdata er at data skal være så åpne som mulig, men så lukkede som nødvendig. For eksempel kan ikke personlige og sensitive personopplysninger, eller data som vil være i konflikt med immaterielle rettigheter og kommersialisering, gjøres fullstendig tilgjengelig. 

Datahåndteringsplan I noen søknader er det krav om beskrivelse av hvordan forskningsdata vil bli håndtert i prosjektet - en Datahåndteringsplan (DMP). DMP er et formelt dokument som beskriver hvordan prosjektet skal håndtere dataene både under forskning, og etter at prosjektet er avsluttet. Målet med en DMP er å vurdere de mange aspekter av data management, metadata generering, data bevaring og analyse før prosjektet starter for å sikre at data blir godt forvaltet i nåtiden, og forberedt for bevaring i fremtiden. En datahånteringsplan vil minst inneholde en beskrivelse av forskningsprosjektets data, hvordan data oppbevares under og etter prosjektet og hvem som skal ha tilgang til data. 

Bibliometri for CV, åpen publisering og Data Mangement Plan

Personopplysninger

Dersom prosjektet innebærer innsamling av personopplysninger, eller faller inn under helseforskningsloven må UiB sine rutiner for dette inn i prosjektplanlegging i søknadsfasen. Disse rutinene er forankret i Overordnede rammer for behandling av personopplysninger ved Universitetet i Bergen. Prosjektleder skal vurdere om prosjektet gjelder medisinsk- og helsefaglig forskning og dermed omfattes av helseforskningsloven

UiB Søknadsdatabase

Ny løsning for søknadsmodul vil komme i løpet av våren 2023. Frem til UiB tar i bruk Preaward modulen i Unit4 ERP registreres søknadene manuelt ved instituttene. 

Budsjettering i prosjektsøknaden

Lokal prosjektøkonom bistår prosjektleder ved utarbeidelse av budsjett i søknadsfasen: Utarbeide budsjett

Grunnlag for søknadsbudsjett: Sjekkliste - informasjon om prosjektsøknad (lånt fra Mat-nat) 

Kommunikasjon og profilering

De fleste søknadstyper skal inneholde planer for formidling, kommunikasjon og dialog med interessenter.
Kommunikasjon om prosjektet og resultatene skal skje gjennom hele prosjektperioden og en tid etterpå.

Kommunikasjonsplan    

Økt synlighet og oppmerksomhet rundt ditt forskningsprosjekt kan bidra til bedre gjennomslag. Hvordan kan du profilere din søknad og forskningsprosjekt

Kompetanseheving - søknadskriving

UiB Opp er UiB sitt interne kompetanseprogram knyttet til søknadskriving for både forskning, utdanning og innovasjonsprosjekt. Programmet er åpent for både vitenskepelig og administrativt ansatte. 

Samleside for kompetanseutviklingstilbud ved UiB for vitenskapelige ansatte 

Forskningsrådet tilbyr flere kurs i søknadsskriving for Horizon Europe prosjekter. Kunnskap fra mange av disse kursene kan brukes til andre finansieringkilder.

HR-støtte

 

 

Denne siden oppdateres av Vibeke Irgan