Innkjøp av varer og tjenester ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet

Bevertning (servering) er i henhold til Statens personalhåndbok godtgjøring til mat og drikke ved møter, konferanser og seminarer. Bevertning kan gis når eksterne deltar i møter, når det holdes møter i styrer, råd og utvalg, og når det arrangeres konferanser eller avslutning av større prosjekter o.l. 

Enkel servering kan også gis ved interne møter. Dette skal som hovedregel begrenses til møter av en viss varighet, som gjennomføres i lunsjtid og med deltakere fra flere enheter. Slik bevertning skal alltid godkjennes av person med budsjettdisponeringsmyndighet. 

Informasjon om satser for bevertning finner du her: Representasjon og bevertning | For ansatte | UiB  

For å kunne behandle bestillingen raskt og riktig, må følgende informasjon komme frem i bestillingen i tillegg til avklart budsjett og anledning: 

• spesifikke behov for mat eller meny tilpasset arrangementet 
• antall deltakere  
• allergener og dietthensyn 
• leveringsadresse, dato og klokkeslett for levering 
• kontaktperson med telefonnummer 

UiB har rammeavtale med Sammen, Safari og Godt Brød og vegetarisk mat er etablert som normalverdi. Dette innebærer at vegetariske alternativer skal være førstevalget. Dersom det er behov for mat som inneholder kjøtt, må dette oppgis ved bestilling. 

For å overholde leverandørenes frister ber vi om at bestillinger sendes senest 4 arbeidsdager før levering.  

Ved store arrangementer må bestilling sendes enda tidligere slik at leverandøren kan planlegge produksjonen. For bevertning i Universitetsaulaen, Media City og Læringsrenaen i NG5 gjelder egne regler.  

Bestillingen må inkludere ISBN-nummer eller lenke til den ønskede boken.  

Bøker som ikke kan skaffes via innkjøpssystem, skal unntaksvis bestilles på egen hånd og søkes om refusjon via DFØ løsning. 

Universitetet i Bergen har en rammeavtale med Botanica som gjelder frem til 01.08.2026 (med forbehold om forlengelse). Avtalen omfatter levering av blomster, buketter, planter, oppsatser og lignende til ansattes jubileer, disputaser og andre markeringer der blomster inngår som en del av seremonien. Den dekker også scenedekorasjoner samt blomsterprodukter knyttet til sorg- og kondolansearrangementer.  

For at bestillingen skal kunne behandles raskt, bør følgende opplysninger være med:

• type av bukett, dekorasjon, blomst, størrelse (medium eller stor) og form (lav eller høy
• eventuell teksten som skal stå på kortet
• mottakers navn, adresse og mobilnummer
• ønsket dato og tidspunkt for levering 

I forbindelse med trykking av doktoravhandlingene, har UiB inngått rammeavtale med Skipnes Kommunikasjon AS. Se mer informasjon her. 

Når ordren er sendt, vil du få en ordrebekreftelse på e‑post. Denne ordrebekreftelsen må legges ved i bestillingsskjemaet.

Inntil lokal hotellavtale for gjester til UiB er inngått, kan opphold for gjester som UiB skal betale for, bestilles fritt blant hotellene i Bergen eller gjennom reisebyrå/Berg-Hansen.

Opplysninger som må sendes inn i henvendelsen:

• Navn:
• E-post:
• Datoer UiB skal dekke:
• Eventuelle hotellpreferanser

For større bestillinger skal det skaffes flere tilbud og for bestillinger over kr 100 000 eks. mva. skal Seksjon for innkjøp involveres via UiBHjelp.

Innkjøpsveiledning for IT-utstyr   Hvilke Mac-maskiner kan kjøpes? Hvilke PC-er kan kjøpes?

Småutstyr og tilbehør
Modeller og priser finner man i visningsbutikken hos Atea.
Logg inn med brukernavn: it@uib.no, og passord: UiBschau1beiAtea

Varene er tilgjengelig for bestilling via bestillingssystemet Unit4. For å bestille, send artikkel (varenummer) med beskrivelse og/eller lenke.

UiB har avtale med Norengros for innkjøp av driftartikler og kontorrekvisita. Se produktkatalogen på norengros.no. 

UiB har avtale med reiseselskapet Berg-Hansen.

Ansatte bestiller reiser selv via Berg-Hansens reiseportal, på epost bestilling@berg-hansen.no eller pr telefon +47 08050.  

Se mer informasjon Bestilling av reise | For ansatte | UiB

Alle tjenestereiser skal avklares med nærmeste leder i forkant.  

Hovedregel er at reiser for UiB-ansatte skal betales med kredittkort og ikke via faktura. En av flere grunner til dette er at man ikke har noen forsikring, dersom ikke betalingen er gjort med kredittkort. Dersom du enda ikke har skaffet deg et UiB-kredittkort, kan det gjøres på https://www.uib.no/foransatte/107153/kredittkort.

Mer informasjon om forberedelser til reise, kredittkort, bestilling av reise, registrere reiseregning, reiseforsikring og reiseoppgjør. 

(under arbeid)

Når UiB skal dekke reise og opphold for en gjest, finnes det to måter å gjøre dette på: 

1. Gjesten bestiller selv 
Gjesten ordner reise og hotell på egen hånd og sender inn en søknad om refusjon etter besøket. Da må gjesten legge ved kvitteringer og nødvendig dokumentasjon. Lenke til betalmeg? For spørsmål om refusjon, kontakt din lokale økonom. 

2. Reisebestiller bestiller for gjesten 
Hvis gjesten ønsker at UiB skal ta seg av bestillingen, trenger vi følgende informasjon for å kunne gjøre det: 

• Navn slik det kommer frem i pass  
• E-postadresse og mobilnummer (inkl. landskode) 
• Fødselsdato (dersom reisen er utenfor Europa eller fra Storbritannia)  
• Avreise by, reisedatoer og ønskede tidspunkter for avreise og retur 
• Foretrukket hotell (eller spesielle ønsker) 
• Budsjett eller prisramme for reisen og oppholdet 

Representasjonsutgifter er i henhold til Statens personalhåndbok utgifter til lunsj, middag, bankett eller annet festmåltid, samt utgifter til mottakelser, ekskursjoner m.m., der eksterne gjester er til stede. Arrangementet bør ha et visst formelt preg, og det skal være en særskilt anledning. 

Det er personer med budsjettdisponeringsmyndighet (kostnadsgodkjenner) som avgjør om et arrangement er å anse som representasjon, og om utgiftene kan dekkes av UiB. 

Mer informasjon om satser for representasjon. 

Verten for arrangementet bestiller selv bord på restauranten/kafe. Legg gjerne ved bekreftelse på reservasjonen som vedlegg i henvendelsen. 

I bestillingsskjemaet oppgir du: 

• restaurantens navn 
• dato og tidspunkt for besøket 
• antall gjester 
• deltakerliste i PDF-format  

Når innkjøpsforespørselen er godkjent i systemet, mottar restauranten en innkjøpsordre med nødvendig fakturainformasjon. Du får samtidig en kopi av innkjøpsordren som kan tas med til restauranten. 

UiB har ingen rammeavtale med restauranter/kafe, men det anbefales å forhåndsavklares med både instituttets innkjøper og spisestedet at det kan ordnes betaling med faktura til UiB. 

En oversikt over spisesteder som allerede ligger i systemet og kan fakturere UiB, kan gis på forespørsel. 

Universitetet i Bergen har en rammeavtale med Semantix for oversettelse og språkvask.

Bestilling skjer enten ved henvendelse til Semantix (utdanning@semantix.com) eller via den krypterte bestillingsportalen Semantix Language Hub. Semantix vil deretter gi et pristilbud som skal legges til i bestillingsskjema.

For å opprette innkjøpsordre for fakturering må det først avklares om leverandør ligger i systemet fra før.

Etterpå må det avklares hvordan kostnadene skal fordeles, hvilket delprosjektnummer skal benyttes, evt fordeling av kostnader mellom 2 og flere koststeder/delprosjekter.

For å opprette innkjøpsordre for fakturering trenges følgende informasjon:

• Leverandør*:
• Hva skal fakturerers for:
• Sum ekls MVA:
• Delprosjekt nr**
• Evt vedlegg:

*med forbehold at leverandør ligger i systemet fra før

**fordeling av kostnader mellom 2 og flere koststeder/delprosjekter)

Dersom bestillingen ikke faller innenfor de nevnte kategoriene, bes forespørselen sendt med en tydelig beskrivelse av behovet, inkludert relevante detaljer som er nødvendige for å behandle henvendelsen raskt og korrekt.