HMS-risikovurdering

Alle enheter ved UiB skal kartlegge og vurdere risiko i sitt arbeidsmiljø gjennom en eller flere HMS‑risikovurderinger. Vurderingene skal oppdateres hvert år og ved endringer som kan påvirke risikobildet. Når farer og uønskede hendelser kartlegges og risikovurderes, blir det mulig å innføre tiltak som forebygger hendelser og reduserer konsekvensene dersom de oppstår. Dette gir et tryggere arbeidsmiljø. HMS‑risikovurderinger er en del av det systematiske HMS‑arbeidet ved UiB og rapporteres om årlig i HMS‑årsrapporten.

Enheter med høyere risiko må gjøre flere vurderinger knyttet til aktivitetene sine, for eksempel i laboratorier, klinikk, feltarbeid, tokt, verksted, eller arbeid som medfører risiko for vold og trusler.

Linjeleder har ansvar for at risikovurderinger blir gjennomført. Oppgaven kan delegeres til HMS‑koordinator eller andre ansatte, men ansvaret kan ikke delegeres. Verneombud skal involveres og har en påserolle.

Mange ansatte jobber selvstendig og gjør egne vurderinger av risiko i sitt arbeid. Dette er god praksis, men erstatter ikke de formelle HMS‑risikovurderingene som enheten skal gjennomføre. Ledere har fortsatt ansvar for oversikt over risiko og for at nødvendige vurderinger gjøres.

• Kartlegge farer og problemer ved enheten og basert på dette vurdere hva som bør risikovurderes ved enheten
  • bruke Skjema for kartlegging i forkant av HMS-risikovurdering
• Gjennomføre HMS-risikovurdering(er) der uønskede hendelser identifiseres, risikonivå angis og tiltak foreslås ved å bruke en av risikovurderingsmalene:
  • HMS-risikovurderingsmal (Excel) eller Enkel HMS-risikovurderingsmal (Word)
    • hvilken mal man bruker avhenger av preferanse, mange synes malen i Word er mest brukervennlig. 
• Følge opp og evaluere tiltak etter HMS-risikovurderinger
  • bruke tiltaksliste i HMS-risikovurderingsmal (Excel) eller Enkel HMS-risikovurderingsmal (Word)
• Oppdatere HMS-risikovurderinger årlig og ved endringer som påvirker risiko.

Risikovurderinger relatert til helse, miljø og sikkerhet (HMS) er lovpålagt ihht. arbeidsmiljøloven §3-1, og ansees som en del av det systematiske arbeidet med HMS. Det er også krav om at risikovurderingene, samt tilhørende planer og tiltak dokumenteres skriftlig ihht. til Internkontrollforskriften §5. 

Det er også tilleggskrav til risikovurderinger for en del type arbeid ihht. forskrift om organisering ledelse og medvirkning §7-3 og forskrift om utførelse av arbeid. Enheter med aktiviteter som nevnes under må sette seg inn i de aktuelle tillegskravene for sin aktivitet.

• bruk og håndtering av kjemikalier
• utførelse av varmt arbeid
• fare for eksponering for biologiske faktorer
• eksponering for forplantningsskadelige faktorer
• eksponering for støy og mekaniske vibrasjoner
• eksponering for kunstig optisk stråling
• eksponering for elektromagnetisk felt
• utførelse av arbeid i høyden
• utførelse av gravearbeid
• utførelse av manuelt arbeid som kan innebære risiko for helseskadelig belastning
• arbeid som kan medføre risiko for å bli utsatt for vold og trussel om vold
• arbeid under vann eller økt omgivende trykk
• snøskredfare

Arbeidsmiljøet kan deles inn i seks arbeidsmiljøområder:

•    Organisatorisk arbeidsmiljø
•    Psykososialt arbeidsmiljø
•    Ergonomisk arbeidsmiljø
•    Fysisk arbeidsmiljø
•    Kjemisk arbeidsmiljø
•    Biologisk arbeidsmiljø

Innenfor hvert arbeidsmiljøområde finnes det flere ulike betingelser som kan føre til økt risiko for skader, helseplager eller sykdom. Arbeidsmiljøområdene som er aktuelle for arbeidsplassen skal risikovurderes. Man kan lese mer om arbeidsmiljøområdene og faktorene som påvirker arbeidsmiljøet på Arbeidstilsynets nettsider om risikovurdering.

HMS‑risikovurderingen skal bygge på en kartlegging av farer og problemer som kan oppstå i arbeidet. Kartleggingen gir grunnlaget for vurderingen av risiko og skal vise hvilke forhold i arbeidsmiljøet som kan føre til skader, ulykker eller helseplager. Arbeidstilsynet krever at kartleggingen dokumenteres skriftlig og holdes oppdatert. 

Enheten kan bruke Skjema for kartlegging i forkant av HMS-risikovurdering, for å få oversikt over hvilke områder de bør risikovurdere.

Gjennom kartleggingen bør enheten blant annet få oversikt over:

•    Hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver enheten har og hvem de utføres av
•    Hvilke ulykkes- og helsefarer som kan være forbundet med arbeidet
•    Hvilke problemer og uønskede hendelser farene kan føre til

Kartleggingen skal baseres på dokumentasjon og erfaringer, som f.eks. vernerunder, arbeidsmiljøundersøkelser, HMS‑avvik og tidligere HMS-risikovurderinger.

Ved UiB kartlegges flere arbeidsmiljøområder gjennom faste prosesser:
•    Psykososialt arbeidsmiljø kartlegges i Lokal arbeidsmiljøundersøkelse (LAMU) og Felles arbeidsmiljøundersøkelse (FAMU/ARK)
•    Fysisk arbeidsmiljø kartlegges gjennom vernerunder

Resultater herfra kan tas med inn i HMS-risikovurderinger.
 

HMS‑risikovurderinger skal gjennomføres på alle nivåer i virksomheten. En god prosess består av tydelig planlegging, riktig involvering av ansatte og systematisk arbeid med identifisering og vurdering av risiko.

Planlegge

God planlegging gjør arbeidet enklere og gir bedre resultater. Før HMS-risikovurderingen starter bør man:
•    Avklare hva risikovurderingen skal omfatte
•    Avgrense hva som ikke skal inngå
•    Vurdere om risikovurderingen bør deles opp i flere mindre risikovurderinger dersom omfanget blir stort

Deltakere

Risikovurderinger skal foretas i samarbeid med arbeidstakerne og deres representanter. 

Deltakere velges ut fra omfang og hvilke arbeidsmiljøforhold som vurderes. En god risikovurdering bygger på bred og relevant kompetanse. 

Aktuelle deltakere:
•    Leder eller leders representant, for eksempel HMS‑koordinator (er som regel den som arrangerer risikoanalysen)
•    Verneombud skal delta
•    Ansatte med tilknytning til arbeidet som risikovurderes, og ansatte med nødvendig erfaring/fagkompetanse
•    Bedriftshelsetjenesten ved behov for faglig støtte (deltar ved behov, men gjennomfører ikke risikovurderingen for enheten)

Antall deltakere på HMS-risikovurderingen avhenger av omfanget, men vær obs på at jo større gruppestørrelse, jo lengre tid vil risikovurderingen ta. En tommelfingerregel er mellom 6-10 deltakere, men det er ingen absolutt grense. For å sikre medvirkning kan man innhente informasjon fra ansatte i forkant av risikovurderingen, og heller ha et par ansatte med som deltakere. Men det må vurderes lokalt hva som er mest hensiktsmessig.   

Informasjonsinnhenting

For å kunne gjøre en grundig risikovurdering er informasjonsinnhenting nødvendig. Jo mer kunnskap man har om det som skal risikovurderes, jo bedre blir kvaliteten på analysen. 

Eksempler på nyttige kilder:
•    Skjema for kartlegging i forkant av HMS-risikovurdering
•    Erfaringer fra ansatte og studenter
•    HMS‑avvik og tidligere HMS-risikovurderinger
•    Arbeidsmiljøundersøkelser
•    Vernerunder og observasjoner
•    Bruksanvisninger, sikkerhetsdatablader og operasjonsmanualer
•    Befaring av arbeidsområdet

Malverk

En mal er et godt hjelpemiddel når man skal gjennomføre en HMS-risikovurdering.
UiB har to maler for HMS-risikovurdering. Begge malene finner du i HMS-portalen. G 

• HMS-risikovurderingsmal
  • Excel-skjema med risikomatrise
    • Kan brukes til alle HMS-risikovurderinger
• Enkel HMS-risikovurderingsmal
  • I Word uten matrise
    • Kan brukes til alle HMS-risikovurderinger, men har lavere detaljeringsgrad.

Excel‑malen er mer detaljert i vurdering av sannsynlighet og konsekvens og gir en risikomatrise. Word‑malen er enklere og uten matrise, men fungerer helt fint til HMS‑risikovurdering. Hva man velger, handler mest om hva man liker å jobbe med. Mange synes Word er mest brukervennlig, mens noen foretrekker detaljnivået i Excel.

Word og Excel er valgt fordi de er enkle å bruke og tilgjengelige for alle, uten behov for opplæring eller ekstra systemer. Samlet gir de en praktisk og lavterskel måte å gjøre risikovurderinger på.

Analysemøte

Under følger en praktisk gjennomgang av hvordan en HMS-risikovurdering kan gjennomføres.

1. Opprett en analysegruppe
   Sett sammen en analysegruppe med relevante deltakere og innkall til møte.
2. Forberedelser/starten på møtet

• I forkant har man innhentet nødvendig informasjon og gjort nødvendig befaring, og fylt ut eller satt seg inn i enhetens Skjema for kartlegging i forkant av HMS-risikovurdering.
• Utpek én person som fører referat direkte i HMS-risikovurderingsmalen.
• Last ned mal for HMS-risikovurdering (del gjerne på storskjerm)‑risikovurdering (del gjerne på storskjerm)

• Velg enten malen i Word eller i Excel. Malen i Word er nok den de fleste vil synes er enklest å bruke. Og er også den vi viser i eksemplene i denne veilederen.

3. Avklar omfang
   • I starten av møtet blir dere enige om hva som skal risikovurderes (aktivitet, prosess, arbeidssituasjon e.l.), og fører dette inn i malen for risikovurdering.
4. Risikoidentifisering
   • Identifiser hva som kan gå galt i relasjon til det som risikovurderes (uønskede hendelser):

4. • Bruk ca. 5 minutter der hver person skriver hva de mener kan gå galt på post‑it‑lapper (én hendelse per lapp)
     • dette sikrer at alle får komme med sine bidrag
     • kan utvide de 5 minuttene om ikke alle blir ferdige
   • Heng opp lappene på tavle/vegg/bord
   • Samle uønskede hendelser som er like eller overlappende
   • Prioriter hendelsene (for eksempel ved at deltakerne stemmer med å sette en prikk på hendelsene de mener er viktigst, man får tre prikker hver)
     • Man vurderer om man vil ta med alle hendelsene videre til risikoanalyse eller kun et visst antall av hendelsene som er prioritert høyest
   • Før hendelsene inn i malen i prioritert rekkefølge
5. Risikoanalyse (kan gjøres i neste møte, eller samme møte om man har satt av lenger tid)
   • For hver uønsket hendelse:
     • Identifiser årsaker (årsakene kan ofte gi et hint til hva man kan gjøre som tiltak)
     • Identifiser konsekvenser

• Identifiser eksisterende tiltak (tiltak som allerede er på plass)
• Angi sannsynlighet
• Angi konsekvensgrad (kun i Excel-mal)
• Angi risiko i nåsituasjon (kun i Word-mal, i Excel-mal skjer dette automatisk i risikomatrisen)
• Identifiser behov for nye tiltak
• Angi sannsynlighet og konsekvensgrad på ny (kun i Excel-mal)
• Angi risiko på nytt etter foreslåtte tiltak (kun i Word-mal, i Excel-mal skjer dette automatisk i risikomatrisen)

6. Oppfølging

• Bruk tiltakslisten i malen til å følge opp etter risikovurderingen.

Oppfølging

Man kan bruke tiltakslisten for å følge opp og gjennomføre tiltakene, denne er en del av risikovurderingsmalen.

Mer langsiktige tiltak kan tas med i HMS-handlingsplan.

Det er linjeleders ansvar å sørge for at risikovurderingene følges opp i etterkant og at tiltak innføres.

Sannsynlighet bruker vi som et mål på hvor trolig vi mener det er at en (uønsket) hendelse vil inntreffe, basert på den kunnskapen vi har tilgjengelig. 

Konsekvens er en mulig følge eller flere følger av en uønsket hendelse, og kan innebære tap av eller skade på verdier vi ønsker å beskytte f.eks liv og helse eller ytre miljø. 

I Word-malen beskrives sannsynlighet og konsekvens med ord i stedet for faste kriterier, og risikonivå angis basert på en samlet vurdering (se veileder i malen)

Ved risikovurdering i Excel-malen bruker man kriterier for sannsynlighet og konsekvensgrad som hjelpemiddel for å komme frem til en sannsynlighet og konsevensgrad for hver uønskede hendelse. Da velger man tall for sannsynlighet (1-5) og bokstav (A-E) for konsekvens i nedtrekksmenyen. Dette gir en plassering i en risikomatrise som indikerer risikonivå, med konsekvens langs en akse og sannsynlighet langs den andre aksen. Dette gir et bilde av risikoen i to dimensjoner, sannsynlighet og konsekvens. Matrisen kan ha ulike størrelser men det er vanlig med 5x5 celler.

Når man bruker kriterier for sannsynlighet og konsekvens er det vanlig å angi konsekvensgrad for "liv og helse", "ytre miljø", "drift, produksjon og tjenesteyting", "økonomiske og materielle verdier", "troverdighet og omdømme". Liv og helse og ytre miljø er de viktigste områdene. De øvrige kan også være nyttige å vurdere, men det er ikke et krav.

Risikoen er høyere, jo lengre opp og til høyre hendelsen plasserer seg i matrisen. Risikomatrisen er inndelt i fargene rødt, gult og grønt for å formidle risikonivå: 

• Rødt betyr ikke akseptabel risiko og risikoreduserende tiltak må iverksettes umiddelbart. 
• Gult indikerer behov for innføring av risikoreduserende tiltak 
• Grønt indikerer akseptabel risiko. Innføring av tiltak bør vurderes der det åpenbart vil gi gode effekter. 

Risikomatrisen gir en visuell fremstilling av risiko som er meget forenklet, i tillegg sier ikke risikomatrisen noe om usikkerheten eller grad av kunnskap som ligger bak vurderingene. Risikomatrisen er likevel et godt hjelpemiddel så lenge man er klar over svakhetene knyttet til denne.

Photo:

(c) 2023 UiB

Sikker jobbanalyse (SJA) kan brukes som et tillegg for enkeltoppgaver og arbeidsaktiviteter der HMS-risikovurderinger eller etablerte rutiner/prosedyrer ikke dekker arbeidet som skal gjennomføres. Alle kan gjøre en SJA, men den som skal gjøre arbeidet må delta på SJA'en.

Malen for SJA finner du i faktaboksen.

Gjennomføring

1. Del arbeidsoppgaven/aktiviteten inn i deloppgaver.
   • Deloppgavene må være i den rekkefølgen de naturlig ville blitt utført i.
2. Identifiser uønskede hendelser som kan forekomme knyttet til hver deloppgave.
3. Identifiser tiltak for de uønskede hendelsene knyttet til hver deloppgave for å redusere risikoen.

Under er et veldig forenklet eksempel på en SJA.

Eksempel - SJA for bygging av stol

Etter fullført SJA og hvis det er innført tiltak slik at arbeidsoppgaven/aktiviteten kan gjennomføres på en trygg måte, kan man sette i gang med arbeidet.

En SJA kan for eksempel utføres dersom man skal gjennomføre risikofylt arbeid og:

• Oppgaven/aktiviteten avviker fra etablerte rutiner eller prosedyrer.
• Arbeidet krever samarbeid mellom ulike enheter eller yrkesgrupper.
• Utstyret du skal bruke ikke dekkes av gjeldende arbeidsinstruksjoner eller rutiner.
• De som jobber med oppgaven ikke har erfaring med denne oppgaven/aktiviteten.
• Det har vært uønskede hendelser i forbindelse med denne typen arbeid tidligere.

ROS-analyser 

ROS-analyser (Risiko- og sårbarhetsanalyser) er overordnede risikovurderinger knyttet til sikkerhet og beredskap på fakultet/avdelingsnivå eller høyere. I denne type analyse ser man kun på hendelser som kan utløse beredskapsplaner ​og få større uakseptable konsekvenser for UiBs verdier: liv/helse, ytre miljø, drift, økonomi eller omdømme. 

ROS-analysen brukes som grunnlag til å identifisere og gjennomføre tiltak som reduserer risiko for beredskapshendelser, utvikle/oppdatere beredskapsplanverk og valg av øvelsesscenarioer.  

ROS-analyser er noe de færreste ansatte på UiB trenger å forholde seg til, da disse kun skal gjennomføres på et overordnet nivå av fakultetledelse. ROS-analyse brukes ofte feilaktig som et begrep om HMS-risikovurderinger, noe som kan skape litt forvirring.

Bygg og verdier og IT-sikkerhet

Det finnes også risikovurderinger som omfatter andre områder og bruker annen metodikk enn HMS-risikovurderinger. Disse må derfor gjennomføres som egne risikovurderinger. Dette gjelder bygg og verdier (Eiendomsavdelingen) og IT-sikkerhet (IT-avdelingen).