Informasjon om bruktkjøp

Innledning

Det å kjøpe brukt i stedet for nytt, er ønskelig ved Universitetet i Bergen. Her gis en veiledning om hva man bør tenke på.

Før bruktkjøp, vurder risikoen sett opp mot kjøp av tilsvarende nytt, og tenk igjennom hvordan behovet best kan dekkes:

• kvalitet opp mot pris
• levetid
• om behovet dekkes på en god måte
• hvilke andre produkter/leverandør som er relevante
• hvordan varen kan fraktes til UiB

Merk at man må kontakte Seksjon for innkjøp ved kjøp estimert til 100 000,- eller mer (ekskl. mva.)

Hvem kan man kjøpe av?

Man kan kjøpe både fra bedrifter og privatpersoner, i Norge og i utlandet. Merk at det kan oppstå interessekonflikter dersom man skal kjøpe fra ansatte på instituttet/avdelingen eller fra nærstående. Da må beslutningen om kjøp og verdisetting flyttes til andre.

Kontrakt

• vi har en enkel kontraktsmal som kan brukes. Eventuelt bruk våre vanlige maler (nederst på siden). Merk at en leverandør som selger noe brukt, ofte ikke vil akseptere å gi garanti, som ved nykjøp  
• kjøpsloven gjelder også ved bruktkjøp, men er varen solgt «som den er», kan man bare klage dersom tingen er i vesentlig dårligere stand enn forventet, eller det er gitt uriktige opplysninger som hadde innvirkning på kjøpet

Registrering av leverandør og innkjøpsordre

• Ny leverandør
  • En leverandør må være opprettet i Unit4 ERP og registrert med e-postadresse for at det skal kunne foretas en bestilling og betales faktura, Leverandørregister og - oppretting | For ansatte | UiB.
  • Innhent opplysninger og be om registrering via UiB Hjelp Ny leverandør - UiBhjelp
• Innkjøpsordre
  • Be din innkjøper om å opprette innkjøpsordre og meld fra når varen/tjenesten er mottatt

Betaling

• Når?
  • hovedregel er betaling etter levering
  • Unntak: enhetsleder kan beslutte forhåndsbetaling
    • basert på en vurdering av hva som er mulig,
    • og om man er villig til å ta risiko
• Hvordan?
  • hovedregel er faktura
  • unntak: der det ikke er mulig å bruke faktura, kan man benytte virksomhetskort (se elements sak 2018/5391). NB! Egne rutiner for bruk og dokumentasjon (må søkes om, krever kvittering mm)
  • Dersom betaling skjer til privatperson, vær oppmerksom på at
    • Kjøpesum for varer betales per faktura (private kan opprette faktura gratis fra ulike tjenester)
    • Kjøpesum for tjenester utbetales som lønn med skattetrekk

Merverdiavgift

• Ved kjøp fra bedrifter, skal bedriften legge på mva. i fakturaen
• Ved kjøp fra privatpersoner, legges det ikke på mva.

Anleggsregistering

• rutinene for anleggsregistrering gjelder også bruktkjøp, Anleggsmidler - aktivering og avhending. | For ansatte | UiB