Vurdering og registrering av gjestestudenter og trainee

En gjestestudent kan vurderes etter følgende kriterier/vilkår:

• Fagligtilknytting/ faglig grunnlag/forskningssamarbeid
• Kompetanseutvikling innenfor fagfeltet
• Behov for kontakt med fagspesialister
• Behov for litteratur-/kildesøk
• Være aktiv student i hjemlandet

Gjestestudenter omfattes ikke av utvekslingsavtaler og UIB mottar ikke noe mobilitetstilskudd. Det gis ingen kompensasjon/finansieringstilskudd for studenter som ikke avlegger eksamen. Gjestestudenter som ikke avlegger eksamener, innebærer derfor en faktisk merkostnad for universitetet. Når fagmiljø vurderer mottak av gjestestudenter, så bør dette vurderes opp mot faglige hensyn og faktisk interesse for og mulighet til å bistå studenten under studieoppholdet ved UIB.

Fra høsten 2023 er det innført studieavgift for internasjonale studenter fra land utenfor EU/EØS og Sveits. Dette gjelder for alle studenter som skal avlegge eksamen ved UIB (inkludert gjestestudenter).

• Status som gjestestudent skal primært gis for å studere noe som lar seg inkludere i en grad ved hjemmeinstitusjon.
• Gjestestudent status skal ikke være en alternativ vei ved avslag på annet opptak til UIB. 

Gjeste/trainee status gis for max. 2 semester (inkludert tidligere opphold). For mer informasjon se:§ 4-1-2.Om opptak til kortvarige studier). Studieperioden gjelder uansett studentkategorien. 

Opphold for under 2 mnd. blir ikke registrert/gitt studentrettigheter. 

Det finnes ingen egen nettside eller informasjon på engelsk for studenter som ønsker å være gjestestudenter på UIB. 

For mer informasjon se rutiner for vurdering av søkere.

• Status som gjestestudent gis kun på masternivå (søkere som ikke har fullført bachelorgrad fra hjemlandet kan ikke vurderes som gjestestudent).
• Søkeren må legge frem plan for fulltidsstudier/faglig opplegg for opphold ved UiB.
• Anbefaling fra fagmiljø ved Universitetet i Bergen.

Dokumentasjonskrav:

• Karakterutskrifter fra hjemlandet på engelsk (transcripts of records)
• Bekreftelse på at søkeren har påbegynt mastergraden i hjemlandet.
• Kopi av pass
• Prospective study plan/ Statement of purpose
• Komplett skjema " Application and recommendation form for guest students". 
• Dokumentasjon på engelskkunnskaper som gjelder for opptak til masterprogrammer (godkjent engelsk test).
• Søkere fra land utenfor EU må i tillegg dokumentere finansiering.

• 15.oktober for studiestart vårsemesteret 2025*
• 1. mai for studiestart i høstsemesteret 2024 *

*Disse fristene er absolutte. Likebehandlingsprinsippet skal gjelde for alle søkere.

Opptaksbildet blir automatisk lukket etter 1.mai/15.oktober kl. 24:01. Unntatt er når  fristen faller på en helg eller helligdag flyttes den til neste virkedag.

Søkere må registreres så tidlig som mulig, for at de skal få viktig informasjon i god tid. Dette er spesielt viktig for søkere fra land utenfor EU som må søke oppholdstillatelse før ankomst til Norge og som må dokumentere adekvat bolig før studentoppholdstillatelse kan innvilges. 

Henvendelser angående gjestestudenter sendes til incoming@uib.no og ikke via UIBhjelp.

Fakultet/institutt

• Enheten som vurderer en person for gjestestatus, bør informere vedkommende om formelle krav (inkludert dokumentasjonskrav og krav om studieavgift for søkere fra land utenfor EU/EØS ).
• Sender "Application and recommendation form for guest student admission" til søkeren.
• Kontrollerer informasjon gitt i "application and recommendation form for guest student admission".
• Registrere søkeren i søknadssamlebildet UIBGJEST. Viktig å registrere informasjonen i alle felter (se FS rutiner).
• Følge opp opplastning/ innhenting av dokumentasjon innen fristen (lastes opp i søknadssamlebildet).
• Sjekke at søknad er komplett.

Studieavdelingen

• Åpne/lukke opptak UIBGJEST
• Tildeling av opptak ved komplett søknad.
• Bestilling av SO nr. (dette nr. tildeles ekstern og SA kan ikke påvirke behandlingstid).
• Sende opptaksbrev med informasjon om registrering ved UiB og oppholdstillatelse.
• Sende krav om betaling av studieavgift for søkere fra land utenfor EU/EØS.
• Opptaksbrev blir sendt ut i uke 23 i juni og uke 49 i desember.

Gjestesudenter har ikke rett på boliggaranti.

Studieavdelingen

• Sende informasjon om semesterstart og semesterregistrering
• Informasjon om sebrakonto og studentkort
• Betalingsinformasjon

Fakultet/institutt

• Emneregistrering
• Oppfølging ved semesterstart og underveis i semester.

Det er enheten som Erasmus trainee søker opphold ved UIB, som skal avgjøre  om de har kapasitet til å ta imot studenten, og om hvilke opplegg kan tilby under oppholdet.

Erasmus trainee som skal komme til UIB i perioden juni-september 2024 må registreres innen 1.mai 2024.

Gjeste/trainee status gis for max. 2 semester (inkludert tidligere opphold). For mer informasjon se:§ 4-1-2.Om opptak til kortvarige studier). Studieperioden gjelder uansett studentkategorien. 

Opphold for under 2 mnd. blir ikke registrert/gitt studentrettigheter. 

For mer informasjon se rutiner for vurdering av søkere.

ERASMUS+ TRAINEESHIPS

Dokumentasjonskrav:

• Signert Learning agreement for trainee.
• Kopi av pass

Fakultet/institutt

• Registrere søkeren i søknadssamlebildet UIBGJEST, Avtale ID 31 ERASMUS-trainee. Viktig å registrere informasjonen i alle felter (se FS rutiner).
• Følge opp opplastning/ innhenting av dokumentasjon (lastes opp i søknadssamlebildet).
• Sjekke at søknad er komplett.

Studieavdelingen

• Åpne/lukke opptak UIBGJEST
• Tildeling av opptak ved komplett søknad.
• Bestilling av SO nr. (dette nr. tildeles ekstern og SA kan ikke påvirke behandlingstid).
• Sende opptaksbrev med informasjon om registering ved ved UIB og oppholdstillatelse.
• Opptaksbrev blir sendt ut i uke 23 i juni og uke 49 i desember.

• 15.oktober for vårsemesteret og sommersemesteret 2025*
• 1. mai for studiestart i høstsemesteret 2024*

*Disse fristene er absolutte.  Likebehandlingsprinsippet skal gjelde for alle søkere.

Opptaksbildet blir automatisk lukket etter 1.mai/15.oktober kl. 24:01. Unntatt er når  fristen faller på en helg eller helligdag flyttes den til neste virkedag.

*Søkere må registreres så tidlig som mulig, for at de skal få viktig informasjon i god tid. Dette er spesielt viktig for søkere fra land utenfor EU som må søke oppholdstillatelse før ankomst til Norge og som må dokumentere adekvat bolig før studentoppholdstillatelse kan innvilges. 

Henvendelser angående erasmus trainee sendes til incoming@uib.no og ikke via UIBhjelp.

Gjestestudenter/trainee har ikke rett på boliggaranti.