Administration at GEO

GEO has designated staff who will help you if you need to order food or other products to be financed by UiB funding or project funding administered by UiB.

• Mareile Andersson (Supplies, flowers, refreshments)
• Trine Lise Stjernholm (Dept. arrangements, Operational, Drift, Access etc)
• Ole Meyer (electronic, field equipment)
• Stig Monsen (field/cruise)
• Leo Zijerveld (ITprogram, lisenses)
• Øyvind Natvik (data- equipment,-supplies)
• Hildegunn Almelid (Lab. equipment)
• Lars Evje (Lab. equipment)
• Eivind Støren (Lab. equipment)
• Anna Kieu-Diem Tran (Lab. equipment Farlab)
• Anita-Elin Fedøy (GeoMikrobiologi lab)
• Stig Vågenes (NORMAR Drift og Marineholmen Drift)
• Ole Tumyr (Large equipment)

• Emilie Randeberg (schedule and teaching-related)
• Anders Kulseng (Booking master og ph.d. related)
• Paolo Simonelli (Meetings/seminars)
• Mareile Andersson (evening events, meetins)
• Trine Lise Stjernholm (evening events/seminars)

Rooms available

Policy:
The department policy is that all employees book their own travels. You can do this by going to the Berg-Hansen website (https://www.berg-hansen.no/), set up a profile, and book your trip. If you use your own credit card you should get your travel claims reimbursement before repayment is due. You can also call Berg-Hansen - they will help your guests as well 0 08050

Travel? Here is a link for tips/info if you're hosting something: http://www.uib.no/foransatte/45383/arrangementsst%C3%B8tte 
Recommends using webgate or Berg-Hansen ordering hotels and travel.

But if you want to do this yourself, we deal with these chains:
Nordic Choice Hotels, og Scandic Hotels

Travel Agency, Flights and Car rental

Randi:

• Eksamen
• Klagesaker
• Timeplanlegging
• Emneevalueringer

Webredaktør undervisnings-/studiesider

Emilie:

• Masterprogrammet - rekruttering, informasjon, opptak, mottak, veiledning, gjennomføring, avslutning
• Course administration
• Secretary for the Programme Board
• Web Editor for education and studies

Anders:

• BsC-programme – recruitment, information, reception, guidance/counselling
• Ph.d. programmet - informasjon, mottak, oppfølging og avslutning
• Exchange and mobility
• Forskerutdanningsutvalget - sekretær
• Web Editor for education and studies

Paolo:

1) Collection and dissemination of information on national and international funding opportunities.
2) Project proposal support: writing, budgeting, contract establishment.
3) Project reports and evaluations of  scientific activities in which the department is involved.
4) Monitoring and analysis of project results and evaluation of research strategies

Prosjektsøknadssøtte

Bestillinger, fakturaer, reiseregninger, timelister mm.

Det er 2 driftsøkonomer ved seksjonen som skal arbeide for Institutt for Geovitenskap. De vil behandle alle bestillinger, fakturaer, reiseregninger, timelister mm.

Driftsøkonomene er:  

Eli Vikdal, Eli.Vikdal@uib.no, telefon: 55583476

Dagfinn Høyberg, Dagfinn.Høyberg@uib.no, telefon:  55582784+47 55 58 27 84  +47 55 58 27 84

• Bestillinger gjøres via instituttets faste bestillere: http://www.uib.no/geo/54412/administrasjon#bestillere-
• Bestillinger skal som hovedregel gå via det elektroniske bestillingssystemet Basware PM.
• Begge driftsøkonomene skal legges inn som mottaker for kontroll av bestillingene i Basware PM (de fungerer som back-up for hverandre)
• Ved bestilling må dere oppgi full kontering (hvor bestillingen skal betales).
• Reiseregninger og refusjoner sendes inn via Personalportalen/Paga.

I en overgangsperiode vil Linda Emdal hjelpe til, slik at de nye driftsøkonomene lærer instituttet å kjenne, samt hjelpe til i saker hun har kjennskap til fra før.

Prosjektøkonomi:

Heidi Lappegård, Linda Emdal og Marit Holmedal er prosjektøkonomer for Institutt for Geovitenskap. Heidi og Linda beholder sine prosjektporteføljer, det vil si at dere som prosjektledere skal forholde dere til samme prosjektøkonom som tidligere. Marit skal hjelpe til i enkle prosjektoppgaver som ikke forutsetter at hun kjenner prosjektet veldig godt fra før.

Heidi Lappegård, Heidi.Lappegård@uib.no, telefon: 55583497

Linda Emdal, Linda.Emdal@uib.no, telefon: 55588751

Marit Holmedal, Marit.Holmedal@uib.no

Hanne  Litleskare Hammer, Hanne.Litleskare.Hammer@uib.no, telefon:  55582762 har ansvar for totaløkonomien ved Institutt for Geovitenskap og vil samarbeide tett med instituttledelsen. Hun er også leder for prosjektøkonomene og driftsøkonomene som server vårt institutt.

Økonomiseksjonen ønsker tett samarbeid med oss og de ber oss ta kontakt og å komme på besøk på kontorene deres i 1. etg (fakultetssekretariatets arealer). Vi vil også invitere dem opp hit slik at de kan  bli kjent med GEO og bestillere her og dere med dem.

Fordeling av prosjekter:

Heidi er primærkontakt for Forskergruppene: Geobio og Kvartære geosystemer

Linda er primærkontakt for Forskergruppene: Geodynamikk og Basseng- og reservoar studier

Økonomirelaterte spørsmål kan sendes på mail

Arbeidsstøtte for økonomi

Fordeling av prosjekter:

Heidi is  primary contact person for the research groups: Geobiology and Quaternary Earth Systems

Linda is primary contact person for the research groups: Geodynamics and Basin and Reservoir Studies

Economy related questions can be sent on e-mail

webpages HSE

Ole Tumyr is HSE Coordinator

Siv Hjorth Dundas Safety Representative at Geo

Eivind Støren is deputy Safety representative

Haflidi Haflidason is Radiation Coordinator

Hildegunn.Almelid/Martina S.Hamre Chemical responsible/waste

• Mareile: mail/packages, TNT, telephone, reception, procurement of supplies, roombooking kveldsarrangement, kaffemaskin, vannmaskin, service kopimaskin

• Trine Lise: Earth Science, area- and information officer, Purchase of furnitures aso., Webeditor for Geo, HR - HSE -consultant, Reception newly employed, registrer business travels/sick leave into Paga, Geo events, info Geoviten

• Anette: HR - Recruitment, personell matters Employee Pages

What - Who - How?

Welcome to Geo

To get access to our labs follow our procedures;

Employees at Geo; please contact technical laboratory responsible for HSE training on current lab

Masterstudenter; Contact your supervisor if it is necessary to have access to the lab, then contact technical laboratory responsible for HSE training, the supervisor must sign the form, return the form to technical lab responsible to take copies of the forms and deliver the original to Trine Lise (shelf)

Technical team leader: Ole Tumyr

Book time at our labs at Geo: Any use of laboratories and instruments will be registered in the new ordering system.

Booking to our instruments here.

Wiki before booking here.

Laboratory Facilities

Egenmelding og Ferie - disse registrerer du inn selv i Personalportalen Paga (husk Ferie skal forhånd godkjennes av naturlig overordnet før registrering; eks teknsik ansatte avtaler med Teknisk gruppeleder, PhD avtaler med veilederen sin etc)

Sykmelding - del c og del d skal leveres signert til Trine Lise/posthyllen

Feltarbeid/Tokt - egne skjema skal fylles ut - skjema finner du her. Feltskjema for studenter samles og levers i kassett i resepsjonen Geo

Tjenestereiser/kurs og andre hele møtedager sendes inn til Post@geo.uib.no eller levere skjema i posthyllen til Trine Lise, skjema finnes ferdig printet på postrommet)