Hjem
Institutt for geovitenskap
Interne retningslinjer ved GEO

For ansatte ved GEO

Informasjon om lokale administative rutiner for ansatte ved Geo

Hovedinnhold

GEO Nyheter

GEO Nyheter - internt nyhetsbrev for ansatte ved GEO (erstattet  "Geoviten" 1.1.2022) sendes ut fredager, utgavene arkivers i TEAMS - Du finner de under teamet: Alle ansatte ved GEO under "General" og "Files"

MAKE YOUR ACTIVITY COUNT!  You are welcome to send an e-mail to post@geo.uib.no  with your news
•    media and outreach activity. If possible, send a direct link to the article or program (or pdf file, mp3 file or the like). 
•    publication – including some words to presentation 
•    pictures, and info from conferences, fieldwork / tour to the next geoviten 

Meetings etc. can also be included in the department’s web calendar. https://www.uib.no/geo/kalender   (send info to post@geo.uib.no)

 

Velkommen til GEO 

Informasjon til nyansatte:

Velkomstbrosjyre: Velkommen til Geo

Undervisere ved GEO: Håndbok

Introduksjonskurs for nyansatte ved UiB: https://www.uib.no/foransatte/126158/introduksjonskurs-nyansatte

Dette er IKT -forskrifter for Universitetet i Bergen som du må lese gjennom.
 

Håndbok for undervisere

Håndbok for undervisere ved GEO (norsk/engelsk).

Her vil undervisere finne mye viktig informasjon om hva du må tenke på som ny emneansvarlig og underviser, hvilke frister som gjelder og hvilke programvarer du må kjenne til. Du vil også finne lenker til nyttige ressurser som både du og studentene ved UiB vil ha nytte av å kjenne til.

Gjester

Gjesteforskere er en naturlig og velkommen del av vårt akademiske arbeid. Det er imidlertid avgjørende å handle i henhold til våre rutiner og prosedyrer når man planlegger å invitere en gjest, og gjesten må godkjennes før ankomst!

Gjester SKAL registreres i god tid før ankomst i følgende Gjeste-søknadsskjema

Hver gjest må ha en kontaktperson, og for at gjesteoppholdet skal bli så utbytterikt som mulig, ber vi deg som kontaktperson svare på en del praktiske forhold som må være på plass og avklart før gjesten kommer.

Ansvarlig kontakt person ved GEO fyller ut søknaden så snart du har all nødvendig informasjon slik at vi i administrasjonen kan gjøre de forberedelsene som vi skal gjøre.

IT-tjenester for gjester.

Leie av UiBs gjesteboliger - mer info og søknadsskjema finner du her.

Felt, tokt og gruppereiser - Viktig, meldes inn i god tid før avreise!

Alle felt, tokt og gruppereiser skal meldes inn av fagansvarlig/reiseleder i god tid før avreise! Følg prosedyren under.

Dette gjelder alle felt- og toktreiser, alle felt- og toktkurs, alle fagligereiser med studenter og alle andre fagligereiser med fem eller flere deltakere.

  • Fagansvarlig/reiseleder (prosjektleder/veileder/feltleder/emneansvarlig/masterstudenter som reiser alene*):
     
    1. utarbeider en risikovurdering av feltarbeid/tokt/reise som må lastes opp ved skjemaet under. For info om hva en risikovurdering er, les her og les GEO's interne retningslinjer (se under). Alle deltakere bør delta i kartlegging og vurdering av risiko. 
       
    2. melder felt/tokt og gruppereiser inn via dette skjemaet: Felt, tokt og gruppereiseri god tid før avreise!
       
    3. fyller ut sjekkliste for fagansvarlig og laste dette opp ved skjemaet over eller ettersende til post@geo.uib.no (finnes i TEAMS "For ansatte ved GEO")
       
    4. for alle felt- og toktkurs (emner) og andre reiser med studenter, må leder avtale en gjennomgang av risikovurderingen og sjekklisten med administasjonsjef, i god tid før avreise. 
       
  • Alle deltakere
    1. må holde seg oppdatert på UiBs rutiner og retningslinjer 
    2. skal ​​​​sette seg inn/delta i risikovurdering og sørge for at pårørende informasjon og mobil er registrert før reisen (følg lenken)
       
  • Ansatte skal i tillegg melde eget fravær via GEO sitt fraværsskjema  (oversikten fra beredskapslisten til UiB (CiM) går ikke automatisk til GEO's fraværsliste - dessverre!)

*Masterstudenter som reiser alene i felt er selv faglig ansvarlig for feltarbeid/reise og skal følge opp dette ansvaret
 

Interne retningslinjer ved GEO for feltarbeid og risikovurdering av feltarbeid finner dere i TEAMS i vårt felles team «Alle ansatte ved GEO» velg «Generelt» og «HMS  ved felt og tokt» (under filer)

Fravær - reiser, felt/tokt, møter, konferanser, hjemmekontor, sykdom, permisjoner og ferie


Reiser og heldagsfravær fra kontoret (reiser, felt/tokt, faglige møter, seminarer, konferanser, kurs, hjemmekontor og avspassering)

  • Meldes inn via GEO sitt fraværsskjema i forkant
     
  • En tjenestereise meldt inn i forkant ansees som en godkjent tjenestereise (reiseløyve er da gitt). 
     
  • Fravær som ikke er innmeldt er ikke godkjent, det kan få konsekvenser ved uønskede hendelser (forsikringsoppgjør, assistanse etc).
     

Reiser

  • Husk å også få din reise godkjent pr e-post fra din arbeidsleder/prosjektleder/gruppeleder før du planlegger din reise og få avklart hvor reisekostnadene skal dekkes (delprosjketnummer). Denne e-posten må legges ved ditt reiseoppgjør om du ikke er prosjektleder selv.
     
  • Felt- og toktreiser, alle felt- og toktkurs, alle reiser og feltarbeid med studenter og alle andre reiser med fem eller flere deltakere - må i tillegg meldes inn av fagansvarlig via dette skjemaet Felt, tokt og gruppereiser, i god tid før avreise! Les mer under egen heading over. 

Tips før du reiser. Mer informasjon om reiser, bestilling av reiser, reiseforsikring og reiseoppgjør finner du på UiB sine ansattsider: Reiser

Sykdom

  • Meldes så fort som mulig første sykedag til administrasjonen (post@geo.uib.no/telefon 55 58 36 00) og til nærmeste leder (veileder for stipendiater/postdoktor og gruppeleder for fast ansatte)
  • Egenmelding må i tillegg registreres i  Selvbetjeningsportalen, når en er tilbake på arbeid
  • Sykemelding fra lege kommer normalt elektronisk til UiB (må fremdeles leveres i papir ved sykehusopphold). Sykemelding fra lege må skaffes for sykefravær over 8 sammenhengende dager og ellers ved behov.
  • Nyansatte kan ikke bruke egenmelding de to første månedene de er tilsatt og må da ha sykemelding fra lege.

Avspasering

  • Teknisk/administrativt ansatte har avtale om fleksibel arbeidstid og kan da også avspasere evt opparbeidet mertid. Arbeidstid og avspasering registrere i Min tid i Selvbetjeningsportalen. Avspasering av evt opparbeidet mertid skal planlegges og avtales med nærmeste arbeidsleder. 

Ferie 

  • Alle ansatte har rett på ferie og er pliktig til å avvikle opptjent ferie. Ferie avtales med nærmeste arbeidsleder/gruppeleder og planlegges og godkjennes i forkant av ferien i Selvbetjeningsportalen. Mer informasjon om ferie i din medarbeiderhåndbok på UiB sine ansattsider.

Permisjoner

  • Permisjoner (foreldrepermisjon, velferdspermisjon etc) søkes via Selvbetjeningsportalen. Ta kontakt med HR-konsulent for instituttet for mer informasjon.
     

Melde Avvik 

Ansatte og studenter skal melde fra om HMS-avvik i UiBhjelp:  MELDE AVVIK

 

Tilgang til våre Labber

For å få tilgang på våre labber gjelder følgende prosedyrer;

Ansatte ved Geo; Ta kontakt med teknisk laboratorie ansvarlig for HMS opplæring på gjeldende lab

Masterstudenter; Ta kontakt med din veileder om det er aktuelt å ha tilgang på lab, deretter kontaktes teknisk labansvarlig for HMS opplæring på lab, veileder må signere skjemaet, skjemaet returneres til teknisk lab ansvarlig som tar kopi av skjema og leverer orginalen til Trine Lise (hylle)

Teknisk gruppeleder: Olav Audun Bjørkelund

LaboratoriumTeknisk Lab.ansvarlig
TIMS-ren LabYuval Ronen
Biogeokjemi labHildegunn Almelid
Uranserie LabJenny Maccali
ICP-MSSiv Hjorth Dundas
KnuseromLubna Al-Saadi
SagromLubna Al-Saadi
Kjerneskanner labJan Magne Cederstrøm
Earth Lab chronologyJan Magne Cederstrøm
Tynnslip LabLubna Al-Saadi
Mineral sepaarasjons labLubna Al-Saadi
Sediment Lab

Jan Magne Cederstrøm

Kosmo LabLars Evje
Raman LabLeif-Erik Rydland Pedersen
Væskeinklusjons labYves Krüger
Radioaktiv tracer-labDesiree Roerdink
Farlab Pål-Tore Mørkved
Earth-lab CT-labJan Magne Cederstrøm
ElektronmikrosondeIrene Heggstad
Geomikrobiologi-labSven Le Moine Bauer

 

Booking av labber ved Geo: All bruk av laboratorier og instrumenter skal registreres i det nye
bestillersystemet. Bestillinger gjøres her.

Wiki før bestilling her.

Laboratory Facilities
 

Lokalt balansearbeid (likestilling, mangfold og inkludering) 

Institutt for geovitenskap (GEO) skal være et sted der alle studenter, ansatte og gjester er velkomne og inkludert på likt vis uavhengig av kjønn, etnisitet, alder, religion, seksuell legning, kjønnsidenitet, kjønnsuttrykk, funksjonshemninger, økonomisk status eller annen bakgrunn.

Kontaktpunkt for problemstillinger, eventuelle erfaringer med balansearbeid eller mangel på dette, som dere måtte ønsker å spille inn eller bare dele med noen er: 

Alternativt kan slike tema/problemstillinger* taes opp med instituttedelsen, verneombud eller andre medlemmer i den lokale arbeidsgruppen for lokalt balansearbeid (se under). Studenter kan melde slike tema/problemstillinger inn via SiFra

*) Varsel fra ansatte om kritikkverdig forhold skal følge UiBs retningslinjer og meldes inn via elektronisk varslingsskjema

 

Institutt for geovitenskap sin "Handlingsplan for lokal kjønnsbalanse, likestilling, mangfold og inkludering" ligger tilgjengelig på TEAMS i teamet "For alle ansatte ved GEO". Målet med handlingsplanen er å øke mangfoldet og likestilling/kjønnsbalansen blandt ansatt og studenter.

GEO deltar også aktivt i prosjektet GenderAct, «Et prosjekt for kulturendring og kjønnsbalanse» ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet.  

En arbeidsgruppe for likestilling, mangfold og inkluderinger er oppnevnt ved GEO, med mandat om å utarbeide en handlingsplan og å påta seg ansvar for at tiltak blir effektuert. Gruppen har månedlige møter og handlingsplanen som er utarbeidet, gjort tilgjengelig på TEAMS og presentert i GEONyheter og på infomøte, er et levende dokument.

Arbeidsgruppen består av:

Administrasjonen ved GEO (hvem gjør hva)

Prosjektsøknadsprosesser ved GEO / Forskningsfinansiering

Bestillinger/innkjøp  

GEOs faste "bestillere" må benyttes for alle bestillinger/innkjøp, utenom personlige reiser. 

Interaktivt anskaffelseskart: Anskaffelser og innkjøp

Restaurantbesøk - Husk at rekvisisjon er nødvendig miniumum 2 dager før besøket. Mer info om bruk av satser ser du her.
Kontakt Mareile for bestilling av rekvisisjon. Det må sendes inn navneliste over deltakerne, for gjester oppgi institusjon også og hvorfor de deltok.

For bestilling av bevertning/møtemat transport og overnatting for feltkurs, hotell og overnatting gjester bruk skjemane under:
 
Bevertning/møtemat - Vi bestiller mat fra Sammen Catering. I skjemaet har vi lagt inn de vanligste bestillingene. Dersom du vil bestille noe annet eller mat fra en annen leverandør bruker du det åpne feltet til å beskrive bestillingen.

Feltkurs, undervisningsreiser, overnatting, for opponenter, etc som skal betales via faktura - Prosedyre ved bestillinger:

  1. Emneansvarlig bestiller overnatting/transport hos leverandør (eks. Berg-Hansen/tlf (+47 220) 08050 eller send en e-post til bestilling@berg-hansen.no  og fra Avtalehotell
  2. Bekreftelsen fra leverandør og annen informasjon lastes opp her: Legg inn ordrebekreftelsen og info om feltkurset
  3. Bestilling blir så langt inn i bestillingssystemet av administrasjonen

 

Hotell/fly for gjester

UiB ber tilreisende gjester bestille og forskuddsbetale sine egne reiser selv og be om refusjon i Betalmeg etter gjennomført reise.

Unntaksvis kan vi bistå med bestilling av reise og opphold. Dere må da hente inn tilbud fra Berg-Hansen for deres bestilling av hotell og/eller flyreise på vegne av gjester og ordrebekreftelse for dette sendes til post@geo.uib.no.

I helt spesielle tilfeller kan administrasjonen bistå med bestilling - da må dette skjemaet fylles ut Bestill hotell/reise for gjester og administrasjonen kontaktes.

Bøker og publikasjoner
Bøker og publikasjoner skal i utgangspunktet kjøpes på Akademika som er UiBs leverandør. Dette skal gjennom bestillingssystemet. Bøker som ikke kan skaffes på Akademika, kan kjøpes av andre leverandører.

Følgende informasjon må sendes bestiller ved GEO:

  • Hvor skal fakturaen skal belastes - Oppgi prosjekt/annum/driftsmidler/etc
  • Boktittel:
  • Forfatter:
  • Utgivelsesår:
  • ISBN:

Følg lenker for info om bestilling av:

Språkvask

    Visittkort

    Doktoravhandlinge

    Avtalehoteller (Klikk på Avtaleportal - skriv Hotell)
     

    Reiser (egne) - bestilling

    Tjenestereiser skal bestilles via Berg-Hansen.

    UiB har avtale med Berg-Hansen, som dekker kjøp av flyreiser, hotell, leiebil og tog (VY), visumtjenester og tilrettelegging for gruppereiser.

    For mer info om reise, kredittkort, bestilling av reise, reiseforsikring og reiseoppgjør

    Bestilling av egne reiser se UiBs prosedyrer her. 

    Avtalehoteller (Klikk på Avtaleportal - skriv Hotell)

    Andre spørsmål vedrørende bestilling og betaling - se FAQ her.

       

      Rom/Undervisningsrom UiB - booking

      Møterom GEO - booking

        Møterom ved GEO bestilles via Outlook kalender (Petrografikurssalen, Aud. 5 og Pal.Strat. Kurssalen er via UiB booking):

        1Kvartsitten (rom nr 3G10e-3153A)m/prosjektor, pc og lyd (som må bookes gjennom administrasjonen)
        2iEarthrommet (rom 3D17d-3130)m/digitaltavle/dataskjerm, inkl webkamera og mic/høytaler (bookes via outlook kalender, godkjenning iEarth/Thea før tildelt)
        3Geomorfologirommet (3F14a-3145)m/ prosjektor, webkamera og lyd, pc må medbringes (bookes via outlook kalender)
        4Kontinentalsokkelrommet (2G16c-2134)m/ prosjektor og PC (bookes via outlook kalender)
        5EPOS møterom (2F18d-2130)m/stor skjerm, PC, webkamera og mikrofon/høyttaler. (bruk avtales med EPOS) 
        6Instituttleders møterom (3A14d-3117)

        m/ digitaltavle dataskjema inkl webkamera, lyd/høyttaler, (må avklares med Ingunn på forhånd)

        7Steinbiten (2A14f-2112)m/prosjektør og lerret, (bookes utenom lunsjtid i outlook kalender)
        8VideokonferanseromUIB booking (Utenfor GEO sine arealer)

         Bestilles via outlook kalender på følgende måte:

        1. Nytt møte
        2. Plassering - her finner du Rom... helt til høyre - scroller helt ned til GEO - xxx
        3. Fyll ut dato etc
        4. Voíla!

        Hvor finner jeg rommet (se mazemap)

        Arrangementstøtte

        Arrangementstøtte til kurs og konferanser: https://www.uib.no/foransatte/45383/arrangementsst%C3%B8tte

        Se etter leverandører etc i AVTALEPORTALEN

          Instituttbiler - booking

          Retningslinjer for bruk av instituttbiler

          GEO - Ford Transit
          GEO - Toyota

          Bestilles via outlook kalender på følgende måte:

          1. Nytt møte
          2. Plassering - her finner du Rom... helt til høyre - scroller helt ned til GEO - Ford Transit..
          3. Fyll ut dato etc
          4. Voíla!


          Digitalt utstyr til undervisning/møter -utlån

          Mobilt Webkamera med mikrofon og høyttaler for Zoom møter og annet utstyr kan lånes i administrasjonenen. (Bookes via outlook først - se liste under for utstyr)

          GEO - Høytalertelefon 1 - 4Bookes via outlook kalender
          GEO - Konferanse kamera 1-2Bookes via outlook kalender
          GEO - Laptop 1-2Bookes via outlook kalender
          GEO - Prosjektør 1-2Bookes via outlook kalender
          GEO - Trådløs mikrofon 1-5Bookes via outlook kalender
          GEO - VideokameraBookes via outlook kalender
          GEO - Kontor FolgefonnsenteretBookes via outlook kalender

          Bestilles via outlook kalender på følgende måte:

          1. Nytt møte
          2. Plassering - her finner du Rom... helt til høyre - scroller helt ned til Videorom-RF-Fjernunderv
          3. Fyll ut dato etc
          4. Voíla!

          Professor II/Førsteamanuensis II

          Pr. mars 2023 - telefon/adresseliste

          Christian Hermanrud, prof II i Geodynamikk og bassengstudier (7.9.2018 - 6.9.2023)
          Specialist and activity leader for Co2 storage, Equinor Forskningssenter i Trondheim
          Tlf: 95811362 Email: che@equinor.com

          Sabina Strmic Palinkas, Førsteamanuensis II i Geokjemi og Geobiologi (18.3.19-17.3.24)
          Førsteamanuensis, Univ. i Tromsø
          Tlf: 77 62 51 77 Email: sabina.s.palinkas@uit.no

          Tor Oftedal Sømme, Førsteamanuensis II i Geodynamikk og bassengstudier (1.1.2022-31.12.2023)
          Equinor
          Tlf: 95130628 Email: Tor.Somme@uib.no

          Camilla Snowman Andresen, Førsteamanuensis II i kvartærgeologi og Paleoklima (11.3.22-10.3.24)
          GEUS
          Tlf: Email: csa@geus.dk

          Chatrine Bovill, professor II i iEarth (01.10.2022-30.09.2024)
          Institute for Academic Development, University of Edinburgh
          Email: catherine.bovill@ed.ac.uk

          Anne-Katrine Faber, Førsteamanuensis II i Kvartærgeologi og Paleoklima (25.04.2022-24.04.2024)
          StormGeo
          Email: anne-katrine.faber@uib.no