Hjem
Institutt for geovitenskap

For ansatte ved GEO

Nyttige snarveier for ansatte ved Geo

Velkommen til GEO - Hva-Hvem- Hvordan

Informasjon til nyansatte:

Velkommen til Geo

Hva-Hvem-Hvordan

Gjester

På GEO får vi mange gjester, og det er vi glade for! For at gjesteoppholdet skal bli så utbytterikt som mulig må hver gjest selvsagt ha en kontaktperson, og det er derfor utarbeidet en sjekkliste for deg som kontaktperson slik at du vet hva som må ordnes av praktiske ting før og etter at gjesten har kommet. Fyll ut sjekklisten, signer og send listen til administrasjonen post@geo.uib.no så snart du har all nødvendig informasjon slik at administrasjonen kan gjøre de forberedelsene som trengs. Dette handler også bl.a. om fordeling av kontorplass, HMS, forsikring (se gruppen listet under kulepunkt 2) etc.

HVEM gjelder dette?

  • ALLE besøkende som skal være mer enn 3 dager MÅ registreres (altså gjelder dette f.eks. PhD kandidater som er ansatt andre steder men er her over lengre tid)
  • Alle som har jobbet ved GEO og der kontrakten utløper (f.eks. er ferdig med PhD/post doc eller er midt mellom kontrakter) må søke om å beholde kontor/it-konto/nøkler etc., og SKAL registreres som gjester

Fyll ut skjema

Leie av UiBs gjesteboliger - mer info og søknadsskjema finner du her.

Hvem gjør hva i administrasjonen

Fravær - (reiser, møter, konferanser, felt, tokt, sykdom, permisjoner og ferie)

GEO må ha oversikt over hvem som er hvor for å:

  • raskt kunne være i beredskap - ha oversikt over hvem som er hvor i tilfelle der områder dere oppholder dere i rammes av katastrofer eller lignende
  • yte bedre service når vi får henvendelser 

     

Heldagsfravær (reiser*), faglige møter, seminarer, konferanser, kurs ol.) meldes inn via GEO sitt fraværsskjema 

  • En faglig reise / feltarbeid ol meldt inn i forkant ansees som en godkjent tjenestereise (reiseløyve er da gitt). Reiser/feltarbeid som ikke er innmeldt er ikke godkjent og det kan få konsekvenser ved uønskede hendelser under reise/feltarbeid (forsikringsoppgjør, assistanse etc). Husk å få din reise godkjent av din arbeidsleder/prosjektleder eller gruppeleder før du skal reise.

Felt og tokt meldes via egne felt/tokt-kort som leveres resepsjonen i papir i god tid før avreise. Felt/toktkort finner dere her:  Feltarbeid og tokt (kommer snart ny elektronisk ordning

Sykdom meldes så fort som mulig første sykedag til administrasjonen ( post@geo.uib.no/telefon 55 58 36 00)og til nærmeste leder (veileder for stipendiater/postdoktor og gruppeleder for fast ansatte)

  • Sykefravær ved bruk av egenmelding må i tillegg registreres i  HR-portalen, når en er tilbake på arbeid.  Sykemelding fra lege kommer normalt elektronisk til UiB (må fremdeles leveres i papir ved sykehusopphold). Sykemelding fra lege må skaffes for sykefravær over 8 sammenhengende dager og ellers ved behov.
  • Nyansatte ved UiB kan ikke bruke egenmelding de to første månedene de er tilsatt og må da ha sykemelding fra lege.

Avspasering

  • Teknisk/administrativt ansatte har avtale om fleksibel arbeidstid og kan da også avspasere evt opparbeidet mertid. Arbeidstid og avspasering registrere i Min tid i HR-portalen. Avspasering av evt opparbeidet mertid skal planlegges og avtales med nærmeste arbeidsleder. 

Ferie 

  • Alle ansatte har rett på ferie og er pliktig til å avvikle opptjent ferie. Ferie avtales med nærmeste arbeidsleder/gruppeleder og planlegges og godkjennes i forkant av ferien i HR-portalen. Mer informasjon om ferie i din medarbeiderhåndbok på UiB sine ansattsider.

Permisjoner

  • Permisjoner (foreldrepermisjon, velferdspermisjon etc) søkes via HR-portalen. Ta kontakt med HR-konsulent for instituttet for mer informasjon.

* Mer informasjon om reiser og reiseforsikring finner du i din medarbeiderhåndbok på UiB sine ansattsider: Reiser Oppgjør for reisen: Etter at reisen er gjennomført, sendes reiseregning inn via  HR-portalen. Faste og midlertidig ansatte ved UiB kan søke om kredittkortet EuroCard til reiseutlegg. Når du bruker kredittkortet fra EuroCard er reiseforsikring inkludert i kortet. Les mer om forsikringsvilkårene.

 

Feltarbeid og Tokt

Rombestilling

Fra og med høsten 2017 innfører UiB et nytt system for bestilling av undervisningsrom. Dette skjer i forbindelse med innføringen av TP, som er UiBs nye system for undervisnings- og eksamensplanlegging.

Alle ansatte kan bestille undervisningsrom til møter og lignende i TP:Rombestilling. Logg inn, klikk på Rombestilling og reserver rom her: https://tp.uio.no/uib/

Merk at ikke alle undervisningsrom er bookbare, og at det på enkelte rom ligger merknad om hvem som kan bruke rommet. Timeplanfestet undervisning har førsteprioritet i undervisningsrommene.For mer informasjon

Se om et rom er ledig

Videokonferanserom Bestilles via outlook på følgende måte:

  1. Nytt møte
  2. Plassering - her finner du Rom... helt til høyre - scroller helt ned til Videorom-RF-Fjernunderv
  3. Fyll ut dato etc
  4. Voíla!
  • Randi Storeide (timeplan og undervisnings relatert booking)
  • Mareile Andersson (kveldsarrangement, møter)
  • Trine Lise Stjernholm (kveldsarrangement/møter/Steinbiten/PhD Miljørom)

Bestillinger - innkjøp

Alle bestillinger skal gå gjennom bestiller-systemet til UiB, gjelder også kostnader i forbindelse med møter, postere, trykking, språkvask, bøker. Anskaffelser og innkjøp

Prosedyre ved bestillinger av undervisningsreiser, overnatting, for opponenter, etc som skal betales via efaktura:

  1. Be først om skriftlig tilbud for ønsket reise/opphold (dato og tider, pris) hos leverandør (eks. G Travel/tlf 70100170 hotell/fly/båt/buss)
  2. Leverandørene som har avtale med UiB spør deg da gjerne om et PM nummer, dette kan dere opplyse om at vil bli ettersendt dem via vårt bestillersystem  - les mer her om hva PM-nummer er. 
  3. Når du har mottatt et tilbud pr-epost som stemmer overens med behov, sendes tilbudet til en av våre bestillere (se under) sammen med info om hvor dette skal belastes (prosjekt/analysenummer, etc.). Ved eksterne møter/deltagere må også navneliste legges ved.
  4. Bestiller gjennomfører da bestillingen via vår bestillingssystem i henhold til mottatt tilbud og gir deg en bekreftelse når bestilling er bekreftet.

Bestilling av egne reiser se UiBs prosedyrer her.

 

GEO har følgende faste "bestillere" som skal benyttes til alle bestillinger ved GEO:

  • Mareile Andersson (Rekvisita, Blomster, Bevertning, Disputas)
  • Trine Lise Stjernholm (Inst. arrangement, Møbler, Drift, Tilganger etc)
  • Ole Meyer (elektronikk, feltutstyr)
  • Stig Monsen (felt/tokt)
  • Leo Zijerveld (programmer, lisenser)
  • Øyvind Natvik (data- utstyr,-rekvisita)
  • Anna Kieu-Diem Tran (Lab. utstyr Farlab)
  • Hildegunn Almelid (Lab. utstyr)
  • Lars Evje (Lab. utstyr)
  • Eivind Støren (Lab. utstyr)
  • Anita-Elin Fedøy (GeoMikrobiologi lab - permisjon til aug. 20)
  • Stig Vågenes (NORMAR Drift og Marineholmen Drift)
  • Franck Andersen (EPOS)
  • Ole Tumyr (Større utstyr)

Andre spørsmål vedrørende bestilling og betaling - se FAQ her.

 

Arrangementstøtte

Arrangementstøtte til kurs og konferanser: https://wiki.uib.no/okonomi/index.php/Kurs-_og_konferansetjenester

Se etter leverandører etc i AVTALEPORTALEN

 

Tilgang til våre Labber

For å få tilgang på våre labber gjelder følgende prosedyrer;

Ansatte ved Geo; Ta kontakt med teknisk laboratorie ansvarlig for HMS opplæring på gjeldende lab

Masterstudenter; Ta kontakt med din veileder om det er aktuelt å ha tilgang på lab, deretter kontaktes teknisk labansvarlig for HMS opplæring på lab, veileder må signere skjemaet, skjemaet returneres til teknisk lab ansvarlig som tar kopi av skjema og leverer orginalen til Trine Lise (hylle)

Teknisk gruppeleder: Ole Tumyr

LaboratoriumTeknisk Lab.ansvarlig
TIMS-ren LabYuval Ronen
Biogeokjemi labHildegunn Almelid
Uranserie LabStein-Erik Lauritzen
ICP-MSSiv Hjorth Dundas
KnuseromLeif-Erik Rydland Pedersen
Kjerneskanner labEivind Støren
Earth Lab chronologyEivind Støren
Tynnslip LabIrina Dumitru
Mineral sepaarasjons labLeif-Erik Rydland Pedersen
Sediment LabEivind Støren
Kosmo LabLars Evje
Raman LabIrina Dumitru
Væskeinklusjons labYves Krüger
X-rayOle Tumyr
Paleomag. LabOle Tumyr
Radioaktiv tracer-labDesiree Roerdink
Farlab - DI-labPål-Tore Mørkved
Farlab - DI-CF labPål-Tore Mørkved
Farlab - Prep. LabPål-Tore Mørkved
Farlab - GassromPål-Tore Mørkved
Earth-lab CT-labEivind Støren
ElektronmikrosondeIrene Heggstad

 

Booking av labber ved Geo: All bruk av laboratorier og instrumenter skal registreres i det nye
bestillersystemet. Bestillinger gjøres her.

Wiki før bestilling her.

Laboratory Facilities

 

UiB library pages

IT-tjenester

PagaWeb - PERSONALPORTALEN - Innsending av reiseregninger, ferie-, fravær-,  og permisjonssøknad og tilgang til egne personalopplysninger

Profil på UiB web - Ansatte oppdaterer selv egen profil på web

Lag din egen UiB blogg

Skrive ut til printer/kopimaskin: \\print\pullprintricoh

Intranett ved UiB

IT-hjelp

Lokale IT-tjenester

BRITA Registrerer problem/spørsmål

Innmelding av saker - Issue Tracker til Teknisk Fellesavdeling,

Lydia - Innmelding av drift- og transportoppgaver til EiA

SEBRA - Sentral brukeradministrasjon

UiB.ftp

Wireless network (from personal laptop – up to three days)

UiB-guest trådløst nett for gjester

VPN (to connect your own computer to a (PullPrint) printer or UiB home share folder)

Intern telefonkatalog

Telefonkatalogen / gule side

Telefonkatalogen bedrift

Diverse snarveier

Andre lenker

PagaWeb - PERSONALPORTALEN - Innsending av reiseregninger, ferie-, fravær-,  og permisjonssøknad og tilgang til egne personalopplysninger

Hvem gjør hva i GEO administrasjonen?

Fravær/reiser

Profil på UiB web - Ansatte oppdaterer selv egen profil på web

På Høyden Nettavis for UiB

Hubro UiBs forskningsmagasin

Univisjon Produksjon av populærvitenskapelige fjernsynsprogram i Norge

Campusbussen

Campusbussen på Facebook

Mi Side på Studentportalen

Personal- og organisasjonsavdelingen

Jobs at UiB

JobbNorge

Commet consular services

INN Bergen

UiB's Velferdshytter

Utleie av gjesteboliger

Velferdstilbud for ansatte ved UiB

Parkering

Diverse skjemaer UiB

New at UoB /Travelling

Vertskapshåndbok internasjonale ansatte (intranett)

New at UoB - Introductory seminar for new employees

Internationalisation Foreign employees and visiting researchers 

When away from UiB

HMS info felt og tokt

Fraværsskjema (intranett)

Reiseregning.no

Webmail

Outlook

Hjemmekontor

Vaksinasjon