Interne retningslinjer ved GEO

For ansatte ved GEO

Nyttige snarveier for ansatte ved Geo

Hovedinnhold

Selvbetjeningsportalen er ny nå i 2021 - du finner mer info om tjenestene her.

GEOVITEN

Geoviten (intern- blog/avis for ansatte ved GEO)

MAKE YOUR ACTIVITY COUNT! You are welcome to send an e-mail to post@geo.uib.no with your new
•   media and outreach activity. If possible, send a direct link to the article or program (or pdf file, mp3 file or the like).
•   publication – including some words to presentation
•   pictures, and info from conferences, fieldwork / tour to the next geoviten

Meetings etc. can also be included in the department’s web calendar. https://www.uib.no/geo/kalender (send info to post@geo.uib.no)

Velkommen til GEO

Informasjon til nyansatte:

Velkommen til Geo

GEOs tiltaksplan under koronapandemien

Smittevernsrutiner som gjelder for GEO ansatte

Følge med UiB web-sider (Korona)
Hjemmekontor eller arbeid på campus
- Hjemmekontor er anbefalt for de som har mulighet til det.
- De som har arbeidsoppgaver som krever tilstedeværelse på campus eller som ikke har mulighet til å arbeide tilfredstillende i hjemmekontor, kan få arbeide påcampus ved å registrere seg via dette skjemaet: https://skjemaker.app.uib.no/view.php?id=838153
GEOs tiltaksplan under koronapandemien (versjon: Februar 2021)
Smittevernkurs

Gjester

På GEO får vi mange gjester, og det er vi glade for! For at gjesteoppholdet skal bli så utbytterikt som mulig må hver gjest selvsagt ha en kontaktperson, og det er derfor utarbeidet en sjekkliste for deg som kontaktperson slik at du vet hva som må ordnes av praktiske ting før og etter at gjesten har kommet. Fyll ut sjekklisten, signer og send listen til administrasjonen post@geo.uib.no så snart du har all nødvendig informasjon slik at administrasjonen kan gjøre de forberedelsene som trengs. Dette handler også bl.a. om fordeling av kontorplass, HMS, forsikring (se gruppen listet under kulepunkt 2) etc.

HVEM gjelder dette?

ALLE besøkende som skal være mer enn 3 dager MÅ registreres (altså gjelder dette f.eks. PhD kandidater som er ansatt andre steder men er her over lengre tid)
Alle som har jobbet ved GEO og der kontrakten utløper (f.eks. er ferdig med PhD/post doc eller er midt mellom kontrakter) må søke om å beholde kontor/it-konto/nøkler etc., og SKAL registreres som gjester

Fyll ut skjema

Leie av UiBs gjesteboliger - mer info og søknadsskjema finner du her.

Felt, tokt og gruppereiser (inkludert felt- og toktkurs og felt for masterstudent)

Meldes inn av fagansvarlig via dette skjemaet: Felt, tokt og gruppereiser (faglig ansvarlig), i god tid før avreise!
Alle deltakere må holde seg oppdatert på UiBs rutiner og retningslinjer (oppdatert oktober 2020)
Ansatte/studenter som skal delta på tokt, feltarbeid, feltkurs eller gruppereiser skal:
1. S ette seg inn i risikovurdering og sørge for at pårørende informasjon er på plass før reisen (følg lenken)
2. Melde fraværet via GEO sitt fraværsskjema
Retningslinjer ved GEO for feltarbeid, risikovurdering av feltarbeid og tiltak under covid-19 pandemien finner dere i TEAMS i vårt felles team «Alle ansatte ved GEO» velg «Generelt» og «HMS ved felt og tokt» (filer)

Fravær - (reiser, møter, konferanser, hjemmekontor, sykdom, permisjoner og ferie)

GEO må ha oversikt over hvem som er hvor for å:

raskt kunne være i beredskap - ha oversikt over hvem som er hvor i tilfelle der områder dere oppholder dere i rammes av katastrofer eller lignende
yte bedre service når vi får henvendelser

Heldagsfravær (reiser, felt/tokt, faglige møter, seminarer, konferanser, kurs, hjemmekontor og avspassering)

Meldes inn via GEO sitt fraværsskjema
En tjenestereise meldt inn i forkant ansees som en godkjent tjenestereise (reiseløyve er da gitt).
Fravær som ikke er innmeldt er ikke godkjent og det kan få konsekvenser ved uønskede hendelser (forsikringsoppgjør, assistanse etc). Husk å få din reise godkjent av din arbeidsleder/prosjektleder eller gruppeleder før du skal reise

Felt, tokt og gruppereiser (inkludert felt- og toktkurs og alle reiser med studenter)

Meldes inn av fagansvarlig via dette skjemaet:Field/Cruise Card GEO (Academic Leader) i god tid før avreise.
Alle deltakere må holde seg oppdatert på UiBs rutiner og retningslinjer (oppdatert oktober 2020)
Ansatte/studenter som skal delta på tokt, feltarbeid, feltkurs eller gruppereiser skal:
1. S ette seg inn i risikovurdering og sørge for at pårørende informasjon er på plass før reisen (følg lenken)
2. Melde fraværet via GEO sitt fraværsskjema

Sykdom

Meldes så fort som mulig første sykedag til administrasjonen (post@geo.uib.no/telefon 55 58 36 00) og til nærmeste leder (veileder for stipendiater/postdoktor og gruppeleder for fast ansatte)
Egenmelding må i tillegg registreres i Selvbetjeningsportalen, når en er tilbake på arbeid.
Sykemelding fra lege kommer normalt elektronisk til UiB (må fremdeles leveres i papir ved sykehusopphold). Sykemelding fra lege må skaffes for sykefravær over 8 sammenhengende dager og ellers ved behov.
Nyansatte kan ikke bruke egenmelding de to første månedene de er tilsatt og må da ha sykemelding fra lege.

Avspasering

Teknisk/administrativt ansatte har avtale om fleksibel arbeidstid og kan da også avspasere evt opparbeidet mertid. Arbeidstid og avspasering registrere i Min tid i Selvbetjeningsportalen. Avspasering av evt opparbeidet mertid skal planlegges og avtales med nærmeste arbeidsleder.

Ferie

Alle ansatte har rett på ferie og er pliktig til å avvikle opptjent ferie. Ferie avtales med nærmeste arbeidsleder/gruppeleder og planlegges og godkjennes i forkant av ferien i Selvbetjeningsportalen. Mer informasjon om ferie i din medarbeiderhåndbok på UiB sine ansattsider.

Permisjoner

Permisjoner (foreldrepermisjon, velferdspermisjon etc) søkes via Selvbetjeningsportalen. Ta kontakt med HR-konsulent for instituttet for mer informasjon.

* Gruppereiser med 5 eller flere ansatte eller med studenter, skal meldes via Mer informasjon om reiser og reiseforsikring finner du i din medarbeiderhåndbok på UiB sine ansattsider: Reiser Oppgjør for reisen: Etter at reisen er gjennomført, sendes reiseregning inn via HR-portalen. Faste og midlertidig ansatte ved UiB kan søke om kredittkortet EuroCard til reiseutlegg. Når du bruker kredittkortet fra EuroCard er reiseforsikring inkludert i kortet. Les mer om forsikringsvilkårene.

Hvem gjør hva i administrasjonen

Hvem gjør hva

Bestillinger

Hotell og transport

Studierelaterte saker

Prosjektsøknadsstøtte / Forskningsfinansiering

Rombestilling

Fra og med høsten 2017 innfører UiB et nytt system for bestilling av undervisningsrom. Dette skjer i forbindelse med innføringen av TP, som er UiBs nye system for undervisnings- og eksamensplanlegging.

Alle ansatte kan bestille undervisningsrom til møter og lignende i TP:Rombestilling. Logg inn, klikk på Rombestilling og reserver rom her: https://tp.uio.no/uib/

Merk at ikke alle undervisningsrom er bookbare, og at det på enkelte rom ligger merknad om hvem som kan bruke rommet. Timeplanfestet undervisning har førsteprioritet i undervisningsrommene.For mer informasjon

Se om et rom er ledig Hvor finner jeg rommet (se mazemap)

Videokonferanserom Bestilles via outlook på følgende måte:

Nytt møte
Plassering - her finner du Rom... helt til høyre - scroller helt ned til Videorom-RF-Fjernunderv
Fyll ut dato etc
Voíla!

Iselin Tjensvold (timeplan og undervisnings relatert booking)
Mareile Andersson (kveldsarrangement, møter)
Trine Lise Stjernholm (kveldsarrangement/møter/Steinbiten/KvartSitten)

Bestillinger - innkjøp

Alle bestillinger skal gå gjennom bestiller-systemet til UiB, gjelder også kostnader i forbindelse med møter, postere, trykking, språkvask, bøker. Anskaffelser og innkjøp.

Prosedyre ved bestillinger av undervisningsreiser, overnatting, for opponenter, etc som skal betales via efaktura:

Be først om skriftlig tilbud for ønsket reise/opphold (dato og tider, pris) hos leverandør (eks. Berg-Hansen/tlf (+47 220) 08050 eller send en e-post til bestilling@berg-hansen.no hotell/fly/båt/buss)
Leverandørene som har avtale med UiB spør deg da gjerne om et bestillingsnummer, dette kan dere opplyse om at vil bli ettersendt dem via vårt bestillersystem
Når du har mottatt et tilbud pr-epost som stemmer overens med behov, sendes tilbudet til en av våre bestillere (se under) sammen med info om hvor dette skal belastes (prosjekt/analysenummer, etc.). Ved eksterne møter/deltagere må også navneliste legges ved.
Bestiller gjennomfører da bestillingen via vår bestillingssystem i henhold til mottatt tilbud og gir deg en bekreftelse når bestilling er bekreftet.

Bestilling av egne reiser se UiBs prosedyrer her.

GEO har følgende faste "bestillere" som skal benyttes til alle bestillinger ved GEO:

Mareile Andersson (Rekvisita, Blomster, Bevertning, Disputas)
Trine Lise Stjernholm (Inst. arrangement, Møbler, Drift, Tilganger etc)
Ole Meyer (elektronikk, feltutstyr)
Stig Monsen (felt/tokt)
Leo Zijerveld (programmer, lisenser)
Øyvind Natvik (data- utstyr,-rekvisita)
Anna Kieu-Diem Tran (Lab. utstyr Farlab)
Hildegunn Almelid (Lab. utstyr, Lab. analyser)
Lars Evje (Lab. utstyr, Lab. analyser)
Eivind Støren (Lab. utstyr, Lab. analyser)
Ida Marie Gabrielsen (GeoMikrobiologi lab - permisjon til aug. 20)
Stig Vågenes (NORMAR Drift og Marineholmen Drift)
Franck Andersen (EPOS)
Ole Tumyr (Større utstyr)

Andre spørsmål vedrørende bestilling og betaling - se FAQ her.

Mottak av pakker/varer

Mottak av pakker/varer ved Institutt for geovitenskap:
1.   Ved levering skal det signeres for at pakken er mottatt
2.   Pakkene låses inn på rekvisitarommet og settes i egen hylle der, av den som tar imot pakken
3.   Mottaker¹ informeres om ankommet pakke av den som signerer for mottaket
4.   Mottaker henter pakken i rekvisitarommet
5.   Mottaker melder bestiller om at pakken/varen er ankommet²
6.   Bestiller registrer varen som mottatt i bestillingssystemet

1) Mottaker er den som skal ha pakken. Pakkene er stort sett merket med navn på den som skal ha den eller den bestilleren som har bestilt varen. Mangler navn på mottak kan en med tilgang til bestillingssystemet, sjekke hvem som har bestilt varen ved å oppgi PM-nummeret der.
2) I de tilfellene mottaker ikke er den som gjennomfører bestillingen, må bestiller få beskjed om at varen er mottatt slik at de kan registrere varemottak i bestillingssystemet.

Arrangementstøtte

Arrangementstøtte til kurs og konferanser: https://wiki.uib.no/okonomi/index.php/Kurs-_og_konferansetjenester

Se etter leverandører etc i AVTALEPORTALEN

Tilgang til våre Labber

For å få tilgang på våre labber gjelder følgende prosedyrer;

Ansatte ved Geo; Ta kontakt med teknisk laboratorie ansvarlig for HMS opplæring på gjeldende lab

Masterstudenter; Ta kontakt med din veileder om det er aktuelt å ha tilgang på lab, deretter kontaktes teknisk labansvarlig for HMS opplæring på lab, veileder må signere skjemaet, skjemaet returneres til teknisk lab ansvarlig som tar kopi av skjema og leverer orginalen til Trine Lise (hylle)

Teknisk gruppeleder: Ole Tumyr

Laboratorium	Teknisk Lab.ansvarlig
TIMS-ren Lab	Yuval Ronen
Biogeokjemi lab	Hildegunn Almelid
Uranserie Lab	Jenny Maccali
ICP-MS	Siv Hjorth Dundas
Knuserom	Lubna Al-Saadi
Kjerneskanner lab	Eivind Støren
Earth Lab chronology	Eivind Støren
Tynnslip Lab	Andreas Viken
Mineral sepaarasjons lab	Lubna Al-Saadi
Sediment Lab	Eivind Støren
Kosmo Lab	Lars Evje
Raman Lab	Leif-Erik Rydland Pedersen
Væskeinklusjons lab	Yves Krüger
X-ray	Ole Tumyr
Paleomag. Lab	Ole Tumyr
Radioaktiv tracer-lab	Desiree Roerdink
Farlab	Pål-Tore Mørkved
Earth-lab CT-lab	Eivind Støren
Elektronmikrosonde	Irene Heggstad
Geomikrobiologi-lab	X

Booking av labber ved Geo: All bruk av laboratorier og instrumenter skal registreres i det nye
bestillersystemet. Bestillinger gjøres her.

Wiki før bestilling her.

Laboratory Facilities

Professor II/Førsteamanuensis II

Pr. september 2020 - telefon/adresseliste

Christian Hermanrud, prof II I bassenganalyse og deponsering (7.9.2018 - 6.9.2021)
Specialist and activity leader for Co2 storage, Equinor Forskningssenter i Trondheim
Tlf. 95811362 Email: che@equinor.com

Anna Hughes, Førsteamanuensis II i kvartære geosystemer (1.1.19-31.12.21)
Forsker, Univ. of Manchester
Tlf: +44 (0)161 306 6698 Email: anna.l.c.hughes@manchester.ac.uk

Sabina Strmic Palinkas, Førsteamanuensis II i Geokjemi og Geobiologi (18.3.19-17.3.21)
Førsteamanuensis, Univ. i Tromsø
Tlf: 77 62 51 77 Email: sabina.s.palinkas@uit.no

Tor Oftedal Sømme, Førsteamanuensis II i Geodynamikk og bassengstudier (1.11.2019-1.11.2021)
Equinor
Tlf: 95130628 Email: Tor.Somme@uib.no