På GEO får vi mange gjester, og det er vi glade for! For at gjesteoppholdet skal bli så utbytterikt som mulig må hver gjest selvsagt ha en kontaktperson, og det er derfor utarbeidet en sjekkliste for deg som kontaktperson slik at du vet hva som må ordnes av praktiske ting før og etter at gjesten har kommet. Fyll ut sjekklisten, signer og send listen til administrasjonen post@geo.uib.no så snart du har all nødvendig informasjon slik at administrasjonen kan gjøre de forberedelsene som trengs. Dette handler også bl.a. om fordeling av kontorplass, HMS, forsikring (se gruppen listet under kulepunkt 2) etc.

HVEM gjelder dette?

ALLE besøkende som skal være mer enn 3 dager MÅ registreres (altså gjelder dette f.eks. PhD kandidater som er ansatt andre steder men er her over lengre tid)
Alle som har jobbet ved GEO og der kontrakten utløper (f.eks. er ferdig med PhD/post doc eller er midt mellom kontrakter) må søke om å beholde kontor/it-konto/nøkler etc., og SKAL registreres som gjester

Fyll ut skjema

Leie av UiBs gjesteboliger - mer info og søknadsskjema finner du her.

Hvem gjør hva i administrasjonen

Hvem gjør hva

Fravær - (reiser, møter, konferanser, felt, tokt, sykdom, permisjoner og ferie)

GEO må ha oversikt over hvem som er hvor for å:

raskt kunne være i beredskap - ha oversikt over hvem som er hvor i tilfelle der områder dere oppholder dere i rammes av katastrofer eller lignende
yte bedre service når vi får henvendelser

Heldagsfravær (reiser*⁾, faglige møter, seminarer, konferanser, kurs ol.) meldes inn via GEO sitt fraværsskjema

En faglig reise / feltarbeid ol meldt inn i forkant ansees som en godkjent tjenestereise (reiseløyve er da gitt). Reiser/feltarbeid som ikke er innmeldt er ikke godkjent og det kan få konsekvenser ved uønskede hendelser under reise/feltarbeid (forsikringsoppgjør, assistanse etc). Husk å få din reise godkjent av din arbeidsleder/prosjektleder eller gruppeleder før du skal reise.

Felt og tokt meldes via egne felt/tokt-kort som leveres resepsjonen i papir i god tid før avreise. Felt/toktkort finner dere her: Feltarbeid og tokt (kommer snart ny elektronisk ordning

Sykdom meldes så fort som mulig første sykedag til administrasjonen ( post@geo.uib.no/telefon 55 58 36 00)og til nærmeste leder (veileder for stipendiater/postdoktor og gruppeleder for fast ansatte)

Sykefravær ved bruk av egenmelding må i tillegg registreres i HR-portalen, når en er tilbake på arbeid. Sykemelding fra lege kommer normalt elektronisk til UiB (må fremdeles leveres i papir ved sykehusopphold). Sykemelding fra lege må skaffes for sykefravær over 8 sammenhengende dager og ellers ved behov.
Nyansatte ved UiB kan ikke bruke egenmelding de to første månedene de er tilsatt og må da ha sykemelding fra lege.

Avspasering

Teknisk/administrativt ansatte har avtale om fleksibel arbeidstid og kan da også avspasere evt opparbeidet mertid. Arbeidstid og avspasering registrere i Min tid i HR-portalen. Avspasering av evt opparbeidet mertid skal planlegges og avtales med nærmeste arbeidsleder.

Ferie

Alle ansatte har rett på ferie og er pliktig til å avvikle opptjent ferie. Ferie avtales med nærmeste arbeidsleder/gruppeleder og planlegges og godkjennes i forkant av ferien i HR-portalen. Mer informasjon om ferie i din medarbeiderhåndbok på UiB sine ansattsider.

Permisjoner

Permisjoner (foreldrepermisjon, velferdspermisjon etc) søkes via HR-portalen. Ta kontakt med HR-konsulent for instituttet for mer informasjon.

* Mer informasjon om reiser og reiseforsikring finner du i din medarbeiderhåndbok på UiB sine ansattsider: Reiser Oppgjør for reisen: Etter at reisen er gjennomført, sendes reiseregning inn via HR-portalen. Faste og midlertidig ansatte ved UiB kan søke om kredittkortet EuroCard til reiseutlegg. Når du bruker kredittkortet fra EuroCard er reiseforsikring inkludert i kortet. Les mer om forsikringsvilkårene.

Feltarbeid og Tokt

Forskningsfinansiering

EURAXESS (Nasjonal portal for forskerrekruttering og mobilitet)

Rombestilling

Fra og med høsten 2017 innfører UiB et nytt system for bestilling av undervisningsrom. Dette skjer i forbindelse med innføringen av TP, som er UiBs nye system for undervisnings- og eksamensplanlegging.

Alle ansatte kan bestille undervisningsrom til møter og lignende i TP:Rombestilling. Logg inn, klikk på Rombestilling og reserver rom her: https://tp.uio.no/uib/

Merk at ikke alle undervisningsrom er bookbare, og at det på enkelte rom ligger merknad om hvem som kan bruke rommet. Timeplanfestet undervisning har førsteprioritet i undervisningsrommene.For mer informasjon

Se om et rom er ledig

Videokonferanserom Bestilles via outlook på følgende måte:

Nytt møte
Plassering - her finner du Rom... helt til høyre - scroller helt ned til Videorom-RF-Fjernunderv
Fyll ut dato etc
Voíla!

Randi Storeide (timeplan og undervisnings relatert booking)
Mareile Andersson (kveldsarrangement, møter)
Trine Lise Stjernholm (kveldsarrangement/møter/Steinbiten/PhD Miljørom)

Bestillinger - innkjøp

Alle bestillinger skal gå gjennom bestiller-systemet til UiB, gjelder også kostnader i forbindelse med møter, postere, trykking, språkvask, bøker. Anskaffelser og innkjøp.

Prosedyre ved bestillinger av undervisningsreiser, overnatting, for opponenter, etc som skal betales via efaktura:

Be først om skriftlig tilbud for ønsket reise/opphold (dato og tider, pris) hos leverandør (eks. G Travel/tlf 70100170 hotell/fly/båt/buss)
Leverandørene som har avtale med UiB spør deg da gjerne om et PM nummer, dette kan dere opplyse om at vil bli ettersendt dem via vårt bestillersystem - les mer her om hva PM-nummer er.
Når du har mottatt et tilbud pr-epost som stemmer overens med behov, sendes tilbudet til en av våre bestillere (se under) sammen med info om hvor dette skal belastes (prosjekt/analysenummer, etc.). Ved eksterne møter/deltagere må også navneliste legges ved.
Bestiller gjennomfører da bestillingen via vår bestillingssystem i henhold til mottatt tilbud og gir deg en bekreftelse når bestilling er bekreftet.

Bestilling av egne reiser se UiBs prosedyrer her.

GEO har følgende faste "bestillere" som skal benyttes til alle bestillinger ved GEO:

Mareile Andersson (Rekvisita, Blomster, Bevertning, Disputas)
Trine Lise Stjernholm (Inst. arrangement, Møbler, Drift, Tilganger etc)
Ole Meyer (elektronikk, feltutstyr)
Stig Monsen (felt/tokt)
Leo Zijerveld (programmer, lisenser)
Øyvind Natvik (data- utstyr,-rekvisita)
Anna Kieu-Diem Tran (Lab. utstyr Farlab)
Hildegunn Almelid (Lab. utstyr)
Lars Evje (Lab. utstyr)
Eivind Støren (Lab. utstyr)
Anita-Elin Fedøy (GeoMikrobiologi lab - permisjon til aug. 20)
Stig Vågenes (NORMAR Drift og Marineholmen Drift)
Franck Andersen (EPOS)
Ole Tumyr (Større utstyr)

Andre spørsmål vedrørende bestilling og betaling - se FAQ her.

Arrangementstøtte

Arrangementstøtte til kurs og konferanser: https://wiki.uib.no/okonomi/index.php/Kurs-_og_konferansetjenester

Se etter leverandører etc i AVTALEPORTALEN

Tilgang til våre Labber

For å få tilgang på våre labber gjelder følgende prosedyrer;

Ansatte ved Geo; Ta kontakt med teknisk laboratorie ansvarlig for HMS opplæring på gjeldende lab

Masterstudenter; Ta kontakt med din veileder om det er aktuelt å ha tilgang på lab, deretter kontaktes teknisk labansvarlig for HMS opplæring på lab, veileder må signere skjemaet, skjemaet returneres til teknisk lab ansvarlig som tar kopi av skjema og leverer orginalen til Trine Lise (hylle)

Teknisk gruppeleder: Ole Tumyr

Laboratorium	Teknisk Lab.ansvarlig
TIMS-ren Lab	Yuval Ronen
Biogeokjemi lab	Hildegunn Almelid
Uranserie Lab	Stein-Erik Lauritzen
ICP-MS	Siv Hjorth Dundas
Knuserom	Leif-Erik Rydland Pedersen
Kjerneskanner lab	Eivind Støren
Earth Lab chronology	Eivind Støren
Tynnslip Lab	Irina Dumitru
Mineral sepaarasjons lab	Leif-Erik Rydland Pedersen
Sediment Lab	Eivind Støren
Kosmo Lab	Lars Evje
Raman Lab	Irina Dumitru
Væskeinklusjons lab	Yves Krüger
X-ray	Ole Tumyr
Paleomag. Lab	Ole Tumyr
Radioaktiv tracer-lab	Desiree Roerdink
Farlab - DI-lab	Pål-Tore Mørkved
Farlab - DI-CF lab	Pål-Tore Mørkved
Farlab - Prep. Lab	Pål-Tore Mørkved
Farlab - Gassrom	Pål-Tore Mørkved
Earth-lab CT-lab	Eivind Støren
Elektronmikrosonde	Irene Heggstad