Hjem

Senter for kvinne- og kjønnsforskning

Nyttig å vite for ansatte

Her har vi samlet en del praktisk informasjon for deg som er ansatt ved SKOK og SVT. Du vil også finne en samling av nyttige linker.

Generell informasjon

Medarbeiderhåndboken

Nyttig informasjon for ansatte generelt finner du i medarbeiderhåndboken. 

Forpliktelser overfor senteret
Ansatte ved sentrene forventes å være til stede på faste møter og seminarer. Ansatte oppfordres også til å holde interne og/eller åpne seminar ved senteret.

Tilgang og brukerkonto
Nøkkelkortet fungerer også som lånekort ved Universitetsbiblioteket og til pullprint-systemet (utskrift og kopiering på fellesskrivere). Spør Judith i ekspedisjonen for hjelp til å ordne med brukerkonto og e-postadresse ved instituttet, dersom dette ikke er på plass før din første arbeidsdag. Alle ansatte ved UiB må ha en brukerkonto for tilgang til UiBs IT-tjenester. Brukerkontoen gir tilgang til e-post, lagring, utskrift, hjemmesider, tilgang til internett, samt flere andre IT-tjenester. 

IT-hjelp
Ved behov for brukerstøtte kan du ta kontakt med BRITA på tlf. 8 4700 eller bs.uib.no.

Lønn
Lønn utbetales den 12. i hver måned, og ved oppstart den 1. vil man få lønn samme måned.

Sykefravær
Sykefravær (både p.g.a. egen sykdom og barns sykdom) må meldes til ledelsen (post@skok.uib.no) så snart som mulig. Ved kortere sykefravær opp til 8 dager sammenhengende kan en bruke egenmelding. Alle ansatte skal registerere egenmeldt fravær i Personalportalen.

UiB er en inkluderende arbeidslivsbedrift. Det betyr at arbeidstaker har 24 egenmeldingsdager innenfor en 12 måneders periode. Egenmelding kan brukes inntil 8 kalenderdager sammenhengende, men etter dette må du ha sykemelding fra lege. Sykemelding leveres til administrasjonssjef Tone Lund-Olsen som registrerer den i Pagaweb. Arbeidstakere har rett til inntil 10 dager fri med lønn hvert kalenderår, for å ha omsorg for syke barn under 12 år (15 dager dersom du har omsorg for tre eller flere barn).

Dersom du er eller blir sykemeldt i mer enn to uker, bør du avtale en samtale med nærmeste leder, administrasjonssjef eller senterleder.Det er pålagt med en samtale inne seks uker i sykemeldingen, som skal følges opp med en oppfølgingsavtale. For fullstendige rutiner ved UiB, har MN-fakultetet laget en god oversikt, se: http://www.uib.no/mnfa/hms/rutiner.html

Ferie
Alle må søke om ferieperiode i Personalportalen. Her kan også alle sjekke status for sine feriedager.

Hovedferien ved SKOK skal hvert år avvikles i perioden 16. juni – 11. august, og alle må innen 1. mai søke om hovedferieperiode. Normalt skal all ferie avvikles innen utgangen av året. All restferie som skal avvikles utenom ordinær ferietid må avtales i god tid med instituttleder før søknad legges i Personalportalen/Paga. Søknad om overføring av eventuelle ubrukte feriedager fra ett år til neste eller forskottering av ferie gjøres også i Personalportalen.

Alle ansatte ved UiB har rett til ferie i 5 uker (25 arbeidsdager), og fra det året vi fyller 60 år har vi rett til en uke (5 arbeidsdager) ekstra ferie. Både arbeidsgiver og arbeidstaker har plikt til å sørge for at ferie blir avviklet.

Arbeidstakere som har jobbet i deler av året eller i ulik stillingsprosent foregående år (opptjeningsåret) har også rett til full ferie, men da uten lønn for ferie ut over opptjente dager. Opphører arbeidsforholdet, skal opptjente feriepenger utbetales dersom ikke arbeidstaker kan ta ut ferie før sluttidspunktet. Ved fastsatt dato for opphør av arbeidsforholdet (tidsbestemt midlertidig tilsettingsforhold eller avgang ved aldersgrense) skal det normalt ikke overføres restferie til siste arbeidsår.

Administrasjonssjef Tone Lund-Olsen kan kontaktes ved spørsmål rundt ferieavvikling.

Permisjoner
Dersom du ønsker å søke permisjon, må du gjøre dette i Personalportalen/Paga i forkant. Administrasjonssjef Tone Lund-Olsen kan kontaktes dersom du har spørsmål om permisjoner (for eksempel fødselspermisjon/farspermisjon, tilvenning av barn i barnehage, flyttedag osv.). Andre permisjoner enn de som kan velges i Personalportalen må avklares med instituttledelsen.

Tilstedeværelse
Forskningsaktiviteter som krever fravær fra arbeidsplassen må planlegges slik at det ikke kolliderer med semesterstart (alltid i uke 2 og 33) eller eksamensperioden.

Fravær og varsling
Ved planlagt fravær fra arbeidsplassen (ferie, reise osv.) må du huske å legge inn fraværsmelding på kontortelefonen (se egen mottatt brukerveiledning). Du må også registrere tilsvarende fraværsmelding på din PC/Mac for e-posten din (Out of office), slik at alle får melding om når du er tilbake på arbeidsplassen.

HMS
Judith Ann Larsen er hovedverneombud for senteret. Hanne M. Johansen er varaverneombud. Mer informasjon om helse, miljø og sikkerhet ved SKOK finner du her

Dersom du har spesielle ergonomiske behov for arbeidsplassen din kan du ta kontakt med hovedverneombud Judith Ann Larsen.

Personside på uib.no
Alle ansatte har sin egen personside ved UiB som fungerer som et digitalt visittkort. Denne siden dukker høyt opp i nettsøk, og det er denne siden kollegaer, eksterne og media bruker for å få kontakt med deg. Du bør derfor oppdatere siden med profilbilde og informasjon om fagområde, publikasjoner og forskningsprosjektet ditt. Se informasjon om hvordan du gjør dette her: «Puss opp din personside» Ta kontakt med Sissel Småland Aasheim for å få tatt profilbilde.

Post/rekvisita
Alle ansatte har sin egen posthylle i 1. etasje. Her finner du også rekvisita. Ta kontakt med innkjøpsansvarlig Judith Ann Larsen dersom du savner noe.

Vaktmestertjeneste
Det oppfordres til at alle melder saker direkte til vaktmester selv. Ta kontakt her: lydia.uib.no/Lydia

Vakttelefon til NOKAS utenfor arbeidstid er 930 07 333.

Økonomi

DRIFTSMIDLER FOR STIPENDIATER OG POSTDOKTORER
Stipendiater får hvert år tildelt driftsmidler over en periode på tre år, og i fjerde året vil rest midler etter avtale bli overført.

Budsjett driftsmidler
Fra fakultetets driftsbevilgning trekkes normalt overhead som skal dekke husleie, kontorrekvisita osv. Vanlig kontorrekvisita bestilles gjennom administrasjonen (Judith). Vi er pålagt å bruke UiBs faste leverandører, som gir rabatt. Driftsmidler skal brukes til å dekke utgifter til forskningsformål; som bøker, spesielle dataprogram, lisenser, reiser og overnatting, seminarer, konferanser, diverse avgifter og andre forskningsrealterte formål. Budsjett vil bli formidlet årlig.

Datamaskin/iPad
Sentrene dekker innkjøpet. Administrasjonen er behjelpelig med å velge innenfor IT-avdelingens anbefalte modeller, og foretar deretter bestillingen. 

Bestillerfunksjon (Judith)
UiB har innkjøpsordninger og avtaler med leverandører, som vi er forpliktet til å bruke. Bestiller (Judith) skal bestille bl.a. datautstyr og gruppereiser, hotell og reiser for inviterte gjester. Bestiller ordner også alt rekvisita, interiør, bøker, blomster, catering, bestiller alt som har med arrangementer som f.eks. leie av møtelokaler, måltid på restauranter som skal faktureres, og annet. Dette gjelder alle tjenester også, fra språkvask/oversettelse, til utvikling av websider, trykkeri, programme lisens, osv. Viktig at kjøp skal være godkjent på forhånd av Tone, og at en må ta kontakt og lage avtale med Tone før fakturering. Hvis du har spørsmål, ta kontakt med Judith.

Innkjøps- og bestillingsrutiner for bøker Innkjøpsbehov som ønskes dekket av senterets fellesmidler skal godkjennes av administrasjonssjef Tone Lund-Olsen.  Alle bestillinger som skal dekkes av ulike UiB-midler, skal alltid gå via innkjøpsansvarlig Judith Ann Larsen. Dette gjelder også bøker, med unntak av bøker som kan bestilles på Amazon e.l., samt bøker som kjøpes på antikvariat og i utlandet. Utgiftene blir da refundert i etterkant. I henhold til UiBs reglement er det ikke mulig å gjøre innkjøp på Akademika på egen hånd, og få utgiftene dekket av UiB-midler i etterkant.

Innkjøp av litteratur som skal brukes i undervisningsøyemed, skal avklares med undervisningskoordinator.

Kredittkort
Det anbefales at den ansatte søker om kredittkort, der man oppgir UiB som arbeidsgiver. Når reiser betales med eget kredittkortet, får man også en reiseforsikring inkludert. Man kan be om et reiseforskudd (se eget avsnitt) ved behov. Beløpet overføres til privat konto, og det tar ca. 10 dager-2 uker før overført til konto. Forskuddet gjøres opp på reiseregningen (se under).

Man kan søke på kredittkort som UiB ansatt. Gebyr og årsavgift til kredittkort dekkes av UiB, se under: Refusjon av utlegg.

Reiser
Ansatte bestiller og legger ut for alle reiseutlegg selv, som fly, tog, hotell, konferanse avgift, osv. Billettene kan bestilles direkte hos leverandør. Hvis noen ønsker å bruke reisebyrå må man det reisebyrået UiB har avtale med som fra 1. juli 2018 er G-Travel. Erfaringen viser at det lønner seg å oppgi konkrete ønsker om avganger, og kanskje ha gjort noen undersøkelser selv om aktuelle reiseruter og flyselskap.

Reiseregning
Reiseregningsskjema leveres i PAGA web med scannede originale kvitteringer:

http://pagaweb.b.uib.no/ansatte/7-reiseregning/

PAGA web:

Fyll ut skjema på web, og send til VLA til kontroll (Line).

Refusjon av utlegg i PAGA 

PAGA skal nå brukes. Kun forskningsrelaterte formål og kjøp som ikke kan dekkes inn via ordinært innkjøp, skal føres som ”Refusjon av utlegg”. (Alle reiserelaterte utgifter skal føres på reiseregning. Se over.) Kjøp som kan foretas via bestillerfunksjonen i administrasjonen (Judith) skal den enkelte ansatte ikke foreta selv.

Fakturering direkte til UiB
Etter avtale med administrasjonssjefen kan det gjøre innkjøp som faktureres direkte til UiB. Da er det viktig at det oppgis rett fakturaadresse samt stedkode for våre enheter.

Fakturaadresse: Universitetet i Bergen, Felles fakturamottak, Postboks 7800, 5020 Bergen, Stedkode: Spør Judith eller Line for SKOKs stedkode.

Reiseforskudd/Andre forskudd:
Forskudd skal dekke kostnader før og under reisen, og registreres via eget skjema: Velg ”Administrasjon”, deretter ”Økonomi/Regnskapsportalen/Skjema og maler”. Ved rubrikken ”Reiser og refusjoner”, velg ”Reiseforskudd”.

Beløpet overføres til privat konto på kort tid. Forskuddet trekkes fra på reiseregningen.

Reiseregninger, sykemeldinger, ferie, osv. må registreres i Pagaweb.

Ansatte som har spørsmål om PAGA web kan bruke paga web blogg, og/eller ta kontakt med økonomikonsulent (Line Nævdal) for veiledning/avtale time for orientering, når det gjelder reiser. Andre spørsmål kan tas med administrasjonskonsulenten/kontorsjef Tone Lund-Olsen

Hvem gjør hva i administrasjonen

Tone, Judith, Sissel, Lines og Idunns oppgaver ved SVT og SKOK

Felles Administrasjonen ved SVT og SKOK består av i alt fem ansatte, totalt 4,6 stillinger. De ansatte i administrasjonen har følgende funksjoner og oppgaver:

Tone Lund-Olsen er administrasjonssjef og er ansatt i 100 % stilling. Tone har ansvar for følgende oppgaver:

  • Administrativ leiing av sentra
  • Personalansvar administrativ stab
  • Personaladministrasjon (herunder IA og HMS) begge sentra
  • Økonomiforvalting (budsjett og regnskap), inkl. BOA og PA
  • Ressursforvalting (herunder bygg og areal)
  • Postfordeling (ePhorte)
  • Utlysing og tilsetting i faste stillinger og vikariat
  • Rapportering
  • Strategiutvikling og rammeplanar
  • Rutinar, retningsliner og kvalitetssikring
  • Sekretær for SKOK-styret
  • Sekretær for Nasjonalt fagråd for kjønnsforskning
  • Kontakt med fakultetet og andre administrative einingar
  • Korrespondanse og variert sakshandsaming
  • Nettverksarbeid
  • Andre administrative oppgaver

Sissel Småland Aasheim er ansatt som rådgiver og er ansatt i 100 % stilling. Sissel har ansvar for følgende oppgaver:

  • Rådgiving ved prosjektsøknader
  • Formidling og mediekontakt
  • Andre administrative oppgaver

Idunn Bjørlo Tandstad er studie- og forskerutdannings senior konsulent og ansatt i 100 % stilling. Idunn har ansvar for følgende oppgaver:

  • Studieveiledning
  • Studieadministrasjon (rekruttering, studiekvalitet, eksamen, studieplanendringer, internasjonalisering)
  • Administrasjon av forskerutdanning
  • Websider

Judith Larsen er førstekonsulent, førstelinjetjeneste, og er ansatt i 80 % stilling. Hun arbeider hver mandag, tirsdag, onsdag og fredag. Judith har ansvar for følgende oppgaver:

  • Administrativt ansvarlig for Kurs i vitenskapsteori og etikk ved HF-fakultetet, VITHF900 (SVT)
  • Innkjøp av varer, møbler, bøker, mat og PC/MAC gjennom Basware, varemottak
  • Booking av hotell, transport og fly for gjester
  • Kontakt person ved G-Travel, reisebyrå og gruppereiser avdelingen. Arrangere Strategi seminarer hvert andre år for SVT
  • Booking av restauranter og selskapslokaler for kurs, konferanser og selskaper
  • Faktura behandling
  • Verneombud HMS (2015-2016; 2017-2018)
  • Kontakt person for ARC og HMS-Avvik
  • Engelsk korrekturlesning
  • E-Phorte Bruker
  • Annonserer seminarer og kurs, informasjonsarbeid
  • Ekspedisjon, post, arkiv, vedlikehold av e-post listene
  • ID og Kortansvarlig
  • Sentrenes bibliotek kontakt person
  • SEBRA godkjenner
  • Kontakt person for nye ansatte
  • Disponering av eget seminarrom og rombestilling/booking
  • Er med i planlegging og utførelse av miljøskapende virksomhet for ansatte og studenter som Soup Day, hus-fest, fødselsdager, HMS-dag, osv.
  • Kontakt person for Lydia saker
  • Administrativ støtte til disputaser, nye tilsette, nye stipendiater, Bergen Summer Research School, møter, seminar og konferanser
  • Diverse saksbehandling
  • Assistere senterlederne og administrasjonssjefen
  • Andre administrative oppgaver

Line Nævdal er førstekonsulent, ansatt i 80 % stilling. Line har til daglig kontor på HF-sekretariatet i Harald Hårfagres gate. Line har ansvar for følgende oppgaver:

  • Økonomi: budsjett, regnskap og rapporter på Senter økonomi og på BOA: eksterne prosjekt
  • Reiseregninger: attestant
  • Refusjon av utlegg: attestant
  • Inngående fakturabehandling
  • Utgående fakturabehandling: Basware
  • Honorar, godtgjørelser og timelister
  • Eksterne prosjekter: BOA: virksomhet: EU, NFR, osv.
  • Opprettelse og drifting av PA prosjekt i PA modulen
  • Kreditt-kort kontakt person
  • Skattekort utlandske gjester: kontaktperson
  • Andre administrative oppgaver

UiB-linker

Researcher Mobility Web-portal for informasjon rettet mot internasjonale forskere
PhD Handbook and Regulations (Ph.D.-utdanningen: Kun på engelsk)
Statens reiseregning
Berg-Hansen UiBs reisebyrå
Intranett
Webmail
Outlook
BRITA Brukerstøtte ved IT-avdelingen
SEBRA Oppretting av IT-konto og e-post adresser, gjestekonto, endre passord, m.m.)
På Høyden UiB-nyheter
CRISTIN Forskningsdokumentasjonssystemet
Lydia Bestille oppdrag hos Eia
UiBs internkatalog
Telefonkatalogen
Universitetsbiblioteket: BIBSYS
Statenspersonalhandbok
UiB Nettverk tilgang  Her er en nyttig link som gir deg mulighet til å opprette en gjestekonto for gjester ved SVT/SKOK. Gå inn på linken og på  "Lag midlertidig gjestekontor for VPN". Følg instruks, og gjestekontoen er opprettet på få sekunder.

Ledige stillinger i Norge og utenlands

Jobbnorge: Ledige stillinger i  Norge. 
Euraxess: researchers in motion. Finn ledige forskerstillinger i hele Europa
STS-GRAD mailing list (engelsk):
The list represents an international network of junior scholars interested in Science and Technology Studies. It circulates information about conferences, publication opportunities, and jobs, establishes links among scholars with similar interests, and offers a forum for discussion. You need a Google account to be a member.